Política de conservación de documentos del Arzobispado
El Calendario de Conservación de Documentos es una política diocesana que enumera todos los documentos que habitualmente conserva el Arzobispado y describe cuánto tiempo deben conservarse y qué hacer con ellos al final de ese período.
- Se aplica a los registros en todos los formatos (papel, fotografías, archivos electrónicos, etc.) y en todas las ubicaciones de almacenamiento (incluidos archivadores, almacenamiento en la nube, servidores de correo electrónico, aplicaciones web y dispositivos móviles).
- Las siguientes directrices pretenden ayudarle a comprender cómo aplicar las políticas de conservación a los documentos de su oficina o área de trabajo.
1. Oriéntese
a) En primer lugar, familiarícese con la organización del calendario de retención. Los expedientes se agrupan por las funciones administrativas a las que se refieren, no por el tipo/formato de los expedientes (es decir, correspondencia, informes) ni por la oficina o ministerio que los crea. Por ejemplo, hay secciones del calendario dedicadas a la administración financiera, la gestión de personal, la liturgia, etc.
b) Cada una de estas 15 áreas funcionales se desglosa en subcategorías para facilitar la búsqueda de las políticas exactas que se aplican a los registros que está consultando. En el ejemplo siguiente, puede ver que los registros producidos a través de la función Administración financiera se dividen en 7 subcategorías.
c) Dentro de estas subcategorías se encuentran las políticas relativas a las distintas series de documentos.
Ejemplo: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
- Contabilidad
- Autorización
- Gestiones bancarias
- Desarrollo presupuestario
- Desarrollo y captación de fondos
- Nóminas
- Impuestos
2. Correspondencia de los registros con la política adecuada del calendario
a) Piense en los registros sobre los que tiene una pregunta en términos de la función laboral a la que se refieren y, a continuación, emparéjelos con la subcategoría más cercana dentro de esa área.
Ejemplo: ¿Se pregunta cuánto tiempo debe conservar las hojas de asistencia antiguas? Estas tienen que ver con el pago a los empleados (una actividad financiera), por lo que primero debería consultar la sección Gestión financiera del programa. Profundizando un poco más, ¿a qué subcategoría de la sección financiera pertenecen específicamente? (RESPUESTA: Nómina)
b) Una vez que haya identificado la sección correcta, desplácese hacia abajo en esa parte de la agenda hasta encontrar la categoría de registro correcta ("series"). Pero no te fíes sólo de los títulos de las series. En muchos casos, tendrás que leer las descripciones de las series porque a menudo se han agrupado en una sola serie varios tipos de registros relacionados.
Ejemplo: Continuando con el ejemplo anterior, hay 5 tipos de registros de nóminas listados en el calendario. Léelas y verás que la última es "Timecards". ¡Eureka!
c) Ahora consulte el periodo de conservación (cuánto tiempo hay que conservar los documentos) y la política de eliminación (qué hacer con los documentos una vez caducados) de esa serie concreta de documentos.
3. Comprender los periodos de conservación y los tipos de eliminación
a) Los periodos de retención tienen 2 partes. Piensa en ellos como el "detonante" y la "cuenta atrás".
- La "señal", la primera parte, le indica cuándo debe empezar la cuenta atrás hasta la fecha de caducidad. Normalmente se basan en el tiempo (final del ejercicio fiscal; final del año natural), pero a veces se basan en acontecimientos (venta de un edificio, final de un proyecto, etc.).
- La segunda parte del periodo de conservación es la cuenta atrás. Esto sólo le indica cuántos años después de que se originó debe conservar los registros.
Ejemplos:
- Año fiscal + 6 significa conservar durante 6 años después del año fiscal en el que se creó el registro.
- Año natural + 1 Conservar durante 1 año después del año natural en que se creó el registro.
b) Las políticas de eliminación indican qué hacer con los documentos una vez transcurrido su periodo de conservación. Existen 5 tipos de disposición para los expedientes escolares.
-
- Destruir: Los registros que contienen información privada/sensible.
- Reciclar: Los registros que no contienen información privada/sensible.
- Borrar: ¡Significa precisamente eso!
- Archivos: Los registros tienen valor a largo plazo para la Arquidiócesis y deben guardarse de forma segura en sus archivos, ya sean físicos o electrónicos.
- Revisión de archivos: Consulte a alguien en los Archivos de Arzobispado para tomar una determinación final.
No existen requisitos de conservación para los siguientes tipos de materiales. Pueden eliminarse en cuanto hayan cumplido su función inmediata. Destruya, recicle o elimine según proceda.
Errores en los documentos
- Versiones incorrectas de documentos, formularios o informes que tuvieron que volver a crearse para corregir errores de mecanografía, introducción de datos, ortografía, gramática o formato.
Borradores y material de trabajo
- Borradores preliminares o incompletos que no contengan comentarios significativos, aprobaciones o cambios sustanciales que permitan comprender el desarrollo de la versión final. Puede eliminarse cuando se haya desarrollado un borrador posterior o registros acabados.
Duplicados
- Copias adicionales utilizadas únicamente para referencia o distribución informativa
- Documentos electrónicos que se utilizan para producir una versión impresa (oficial) que se conserva en los archivos impresos.
- CCs (copias al carbón) y BCCs (copias al carbón ciegas) por correo electrónico en las que usted ha sido copiado sólo con fines informativos y no se espera que actúe usted mismo
Materiales externos
- Publicaciones, material promocional, etc. de fuentes externas una vez que hayan cumplido su propósito.
Información o formularios utilizados para crear o actualizar otro registro
- Quedará obsoleto una vez validada la actualización o la introducción de datos.
- Incluye los formularios en papel cuyos datos se introducen en un sistema electrónico, una hoja de cálculo o una base de datos.
Comunicaciones o notificaciones informales
- Puede adoptar muchas formas (por ejemplo, mensajes de correo electrónico, mensajes de chat en herramientas de colaboración en línea, publicaciones en redes sociales, fax [fax], grabaciones de mensajes de voz/vídeo).
- Agradecimientos, cartas de agradecimiento
- Anuncios de reuniones o actos sociales
- Respuestas a solicitudes rutinarias de información no requieren medidas administrativas ni decisiones políticas
- Notas y publicaciones que no no relacionados con el objetivo principal o las responsabilidades de una oficina
- Comunicaciones personales
- Solicitudes para llamar a alguien
- Reservas, confirmaciones, itinerarios
Cuando se produzca o se prevea razonablemente que se va a producir un litigio, una auditoría o una investigación, se enviará una notificación por escrito (denominada "notificación de retención por litigio" o "retención legal") al personal correspondiente. Todos los registros, ya sean registros oficiales, copias de información, documentos de trabajo o registros transitorios, potencialmente relevantes. a el asunto debe retenerse hasta que finalice la Suspensión de Litigios. El efecto de esta notificación es congelar o suspender la destrucción o alteración de registros, información almacenada electrónicamente y otros materiales identificados en la notificación.
Los expedientes relacionados con el asunto pueden no se destruirán -incluso si el período de conservación en este calendario de conservación ha expirado o expira durante la Retención de litigios- hasta que se resuelva la acción y se haya emitido una notificación que ponga fin a la Retención. Las personas que destruyan o modifiquen un documento tienen graves consecuencias jurídicas. registros en el marco de un litigio Retengan o sepan de un asunto pendiente y no detengan la destrucción.
Esta es una de un vistazo herramienta para ayudar al personal, a los voluntarios y al soporte informático a identificar rápidamente los archivos permanentes del Arzobispado. NO sustituye al calendario de conservación de documentos del Arzobispado., que describe los requisitos de conservación y eliminación de todos los Arzobispado.
Para más información, consulte el calendario de conservación del Arzobispado o póngase en contacto con un gestor de archivos en Archives@seattlearch.org.
Manuales de prevención de accidentes y seguridad
Versiones finales adoptadas
Actas de juntas, comités, consejos y grupos legos
- Constituciones y estatutos
- Órdenes del día, actas, folletos, encuestas y grabaciones de audio o vídeo.
Registros del cementerio
- Índices/registros de enterramientos
- Tarjetas de parcela de cementerio
- Planos y mapas
- Formularios y acuerdos de compra de parcelas o sepulturas
Registros de divulgación comunitaria
- Descripciones de programas: registros que documentan la misión o visión, el consejo o los miembros, los estatutos, el público objetivo y las actividades principales.
Registros de diseño y construcción
- Planos y planos arquitectónicos
- Archivos de proyectos de construcción (registros de la fase de planificación y diseño, permisos y aprobación, inspección y control de calidad, y finalización y cierre de proyectos de construcción).
Establecimiento de registros
- Estatutos
- Nombramientos canónicos
- Decretos de establecimiento
- Poder de representación
Registros financieros
- Informes de auditoría
- Legados, fideicomisos y donaciones
- Presupuestos definitivos
- Contabilidad general
- Registros de nóminas (anteriores a la era del sistema centralizado de nóminas)
Registros de materiales peligrosos
- Documentación de reducción
- Informes sobre el amianto
- Fichas de datos de seguridad (FDS)
Registros legales
- Consejos y opiniones de los asesores jurídicos
- Archivos de productos de trabajo de litigios
Registros litúrgicos
- Calendario de liturgias
- Horario del ministro de liturgia
- Materiales de planificación litúrgica/guiones de misas - Registros utilizados en la preparación de materiales para su uso en las principales celebraciones litúrgicas.
- Calendario reparador
- Programas de teatro/música
- Ayudas para el culto
Registros de marketing - Para programas, servicios y eventos del Arzobispado
- Anuncios
- Grabaciones de audio y vídeo
- Folletos
- Catálogos
- Correo directo
- Películas y presentaciones
- Volantes
- Diseño de logotipos
- Pósters gráficos
- Imágenes impresas y digitales
Publicaciones y recuerdos parroquiales
- Libros y vídeos de aniversario
- Recortes de periódicos históricos
- Fotografías históricas
- Boletines, diarios, publicaciones periódicas y correo masivo del Arzobispado.
- Directorios
- Álbumes de recortes
- Sitios web (captura antes de un cambio importante de contenido)
Archivos de personal, empleados y voluntarios - Puede incluir, entre otros, los siguientes:
- Comprobación de antecedentes penales, resultados positivos
- Acuerdos de confidencialidad
- Certificados de formación continua
- Correspondencia y notas
- Registros de resolución de conflictos de los empleados (si el empleado es despedido)
- Acuerdos políticos con los empleados
- Certificados de formación HIPPAA
- Carta de notificación de despido/cesantía
- Cartas de referencia
- Remuneración/historial
- Evaluaciones de resultados
- Formularios de medidas de personal
- Registros de seguimiento de la situación del personal
- Curriculum vitae/material de solicitud
- Prueba de realización de la formación sobre entorno seguro (antes de julio de 2015)
- Lista de control de empleados despedidos y documentación justificativa
Políticas, directrices y procedimientos
Documentos normativos finales aprobados, elaborados y aplicados por el Arzobispado.
Declaraciones públicas
- Comunicados de prensa
Certificados de destrucción de registros
Registros que certifican la eliminación física/eliminación de los registros que han cumplido su período de conservación.
Registros de investigación y planificación
- Datos censales
- Informes anuales de las parroquias
- Encuestas, estudios, informes y recomendaciones
Registros Sacramentales
- Registros sacramentales en papel y expedientes complementarios
- Paquetes matrimoniales/documentos prenupciales
Notificaciones de abusos sexuales/conducta indebida
Incluye, entre otros, cartas, mensajes electrónicos (correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de voz) y documentación de conversaciones verbales.
Registros de formación
Material de formación, versión final - (para talleres, clases, orientaciones o seminarios organizados por el Arzobispado. Puede incluir, entre otros, planes de estudios y publicaciones de referencia.
Haga clic aquí para obtener una copia imprimible en pdf del calendario de retención.
El calendario se revisa a lo largo del año, por lo que le rogamos que se asegure de utilizar la versión más actualizada.
100 ADMINISTRACIÓN
Registros que documentan o apoyan la administración de programas, oficinas, juntas, grupos y eventos del Arzobispado..
La actividad de coordinar y/o dotar de personal a juntas, comités, consejos y comisiones.
MATERIALES DE JUNTA, CONSEJO, COMITÉ, COMISIÓN Y GRUPO Registros que documentan las deliberaciones, decisiones y acciones de los órganos consultivos de la Archidiócesis.
Puede incluir, entre otras cosas:
- correspondencia administrativa,
- estatutos adoptados,
- material de referencia adjunto,
- grabaciones de audio/vídeo,
- listas de miembros,
- declaraciones de misión,
- informes,
- hojas de registro y
- actas transcritas.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina- *ver lista detallada más abajo
Número de serie: CS105-05
Conservación: Año natural + 3 años, después evaluación por los Archivos.
Disposición: Revisión de archivos
*Oficina de Responsabilidad para órganos consultivos específicos:
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Propiedad y construcción |
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Operaciones de Arzobispado |
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Formación en la fe católica |
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Administración y Finanzas |
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Liturgia |
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Canciller |
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Escuelas católicas |
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Jóvenes y jóvenes adultos |
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Escuelas católicas |
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Jóvenes y jóvenes adultos |
COMITÉ EJECUTIVO |
Jóvenes y jóvenes adultos |
CONSEJO ASESOR |
Vicario del Clero |
COMITÉ ASESOR |
Vicario del Clero |
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Escuelas católicas |
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Escuelas católicas |
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Vicario del Clero |
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Escuelas católicas |
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Servicios de prestaciones |
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Servicios de prestaciones |
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Vicario del Clero |
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Servicios financieros parroquiales |
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Canciller |
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Servicios de prestaciones |
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Servicios de prestaciones |
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Vicario del Clero |
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Escuelas católicas |
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Servicios financieros parroquiales |
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Recursos humanos |
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Recursos humanos |
REUNIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN |
Conferencia Católica del Estado de Washington |
REGISTRO DE ELECCIONES A CONSEJOS, JUNTAS, COMITÉS Y GRUPOS
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS105-10
Retención: Votos contabilizados + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
Las actividades relacionadas con el funcionamiento cotidiano del organismo central de la Archidiócesis de Seattle.
CORREO SEMANAL DEL ARZOBISPADO
Oficina de Responsabilidad Principal: Comunicaciones
Número de serie: CS110-05
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces transferir una copia a Archivos)
Disposición: Archivos
INFORMACIÓN EXTERNA, GENERAL
Información recibida de fuentes externas y que ya no es necesaria para los asuntos diocesanos, incluida:
- Catálogos, informes externos, presentaciones multimedia (vídeos, CD, etc.);
- Copias informativas, avisos, boletines, boletines informativos y anuncios; y
- Información no solicitada (correo basura, spam, anuncios, etc.).
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS110-10
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar, Destruir o Borrar
MATERIAL PARA REUNIONES DE OFICINA
Registros de las reuniones rutinarias, como los controles departamentales o las reuniones del personal de oficina. Para consultar los materiales de las reuniones de juntas, consejos, comités, comisiones y grupos, véase CS105-05 Administración de la Junta Directiva. Los registros también incluyen cualquier grabación de audio o vídeo.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS110-15
Conservación: Año natural + 2 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE PROYECTOS
Registros de los grandes proyectos del Arzobispado, como las iniciativas estratégicas.
Puede incluir, entre otros: planes de trabajo, informes de situación, material y notas de reuniones, planes de proyectos, registros financieros y correspondencia relacionada.
Para los contratos, véase CS115-15 Contratos, acuerdos de servicio y mantenimiento y garantías. Para las solicitudes de propuestas de proveedores, véase CS115-25 Solicitudes de Propuestas de Proveedores (con éxito)y CS115-30 Solicitudes de propuestas de proveedores (fallidas). Para los registros de proyectos tecnológicos, véase CS1405-35 Registros de proyectos tecnológicos. Para los proyectos de construcción, véase CS205-15 Expedientes de grandes proyectos de construcción.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS110-20
Conservación: Finalización del proyecto y, a continuación, evaluación por parte de los Archivos.
Disposición: Revisión de archivos
MATERIALES DE REFERENCIA
Materiales de creación externa recopilados por el personal para su uso como referencia. Incluye: copias de artículos publicados, catálogos, material promocional, políticas, informes y folletos de conferencias y talleres.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS110-25
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar
SOLICITUDES DE INFORMACIÓN BÁSICA/DE RUTINA
Los registros son solicitudes rutinarias de información sobre las oficinas y programas del Arzobispado. Incluye: horario de atención al público, ubicación, información de contacto, enlaces al sitio web y horarios de las reuniones. Consulte CS110-35 Solicitudes de información para solicitudes de información sustantivas que requieran investigación.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS110-30
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar
SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
Los registros son solicitudes de información realizadas por el público, las parroquias y los feligreses, así como las respuestas.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS110-35
Conservación: Resolución de la solicitud + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
PROGRAMACIÓN - CITAS Y REUNIONES
Los registros incluyen: invitaciones a reuniones aceptadas/rechazadas, elementos del calendario, notificaciones y correspondencia relacionada.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS110-40
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar
REGISTROS TRANSITORIOS
Véase más arriba la Política de Registros Transitorios. Utilice el número de serie y el título para los certificados de destrucción.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS110-45
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar
The activity of managing contracts and agreements and all processes involved in their development.
BENEFITS SERVICES PLAN DOCUMENTS
Records may include: plan documents, financial statements, meeting materials, statistical and enrollment information, investment policies, determinations, statements, trustee lists, fiduciary insurance policies, IRS Private Letter Ruling and correspondence.
Office of Primary Responsibility: Benefits Services
Series Number: CS115-05
Retention: Permanent (Calendar year + 5 years, then arrange for transfer to Archives)
Disposition: Archives
CHILD PHOTO/MEDIA RELEASES
Records documenting permission for the school to use student images recorded during official school activities/events, by staff or students in an official capacity (e.g. school newspaper, annual staff, etc.).
Office of Primary Responsibility: Any Office
Series Number: CS115-10
Retention: Retain for 6 years after image/ recording no longer being used, then destroy.
Disposition: Shred/Delete
CONTRACTS, SERVICE AND MAINTENANCE AGREEMENTS, & WARRANTIES
Records documenting the Chancery’s obligations with third parties under contracts, licenses, and other agreements not covered elsewhere on this schedule.
Records may include: Camp Facility Rental and Hold Harmless Agreements, Vendor Contracts, Software Licenses, Trademark Licenses, Union Contracts, Purchase Agreements, Temporary Access Agreements, and Non-Disclosure Agreements.
Office of Primary Responsibility: Any Office
Series Number: CS115-15
Retention: Completion of contract + 6 years
Disposition: Shred/Delete
INDEPENDENT CONTRACTORS AGREEMENTS
Agreements between the Archdiocese of Seattle and independent contractors for goods, services, and payment.
Office of Primary Responsibility: Any Office
Series Number: CS115-20
Retention: Fiscal year + 3 years, then arrange for microfilming
Disposition: Shred after Microfilmed
REQUESTS FOR VENDOR PROPOSALS (SUCCESSFUL)
Office of Primary Responsibility: Any Office
Series Number: CS115-25
Retention: 6 years after completion of purchase or fulfillment of contract
Disposition: Shred/Delete
REQUESTS FOR VENDOR PROPOSALS (UNSUCCESSFUL)
Office of Primary Responsibility: Any Office
Series Number: CS115-30
Retention: Calendar year + 1 years
Disposition: Shred/Delete
La actividad de establecer o cambiar la autoridad corporativa y la estructura de las oficinas de CCAS y Arzobispado. Incluye: constitución de sociedades, registro de poderes, creación de estructuras organizativas, delegación de responsabilidades ejecutivas, etc.
ESTATUTOS
Registros que documentan la creación, estructura y gobierno de las oficinas de CCAS y Arzobispado.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS120-05
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces disponer su transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
PODER NOTARIAL
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS120-10
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces disponer su transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
Actividad consistente en planificar, coordinar y organizar actos, celebraciones y retiros. Incluye la reserva del lugar, los permisos, el transporte y el aparcamiento, el entretenimiento y los presentadores, el montaje y la limpieza, y el catering. Para la coordinación de las reuniones del consejo de administración, véase CS105 Administración del Consejoy para la coordinación de la celebración litúrgica, véase CS1200 Supervisión Litúrgica.
REGISTROS DE PLANIFICACIÓN DE EVENTOS, GENERAL
Puede incluir, entre otros: órdenes del día, permisos de uso temporal, invitaciones, listas de asistencia, planes de tiempo y acción, agendas, notificaciones, reservas, regalos, fotografías, notas de agradecimiento, temas de debate, material promocional y recursos educativos. Para los seguros de eventos, véase CS135-25 Registros de pólizas de seguros.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS125-10
Conservación: Obsoleto o superado, entonces disponga que los Archivos lo evalúen
Disposición: Revisión de archivos
REGISTRO DE EVENTOS, GENERAL*
Puede incluir, entre otros: registros de inscripción, información de contacto, listas de asistencia y correspondencia.
*Para eventos a los que asistan menores sin supervisión de un tutor, utilice CS1510-15 Inscripciones para campamentos, retiros y eventos.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS125-15
Conservación: Fin del evento + 2 años*.
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE PLANIFICACIÓN DE EVENTOS DE RECAUDACIÓN DE FONDOS
Puede incluir: invitaciones, listas de asistencia, planes de tiempo y acción, órdenes del día, notificaciones, fotografías, notas de agradecimiento, temas de debate, material promocional y recursos educativos.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS125-20
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar
REGISTROS DE INSCRIPCIÓN EN RETIROS*.
Puede incluir: formulario de reserva y acuerdo contractual, presupuesto de facturación y factura final, pólizas de seguros, hoja de trabajo del personal para la organización de los invitados, información sobre depósitos, requisitos de equipamiento, correspondencia, notas de llamadas telefónicas, lista de asistencia, asignación de salas, evaluaciones, información de contacto de los directores espirituales y formularios de acuerdo de voluntariado. Incluye retiros generales y privados.
*Para los retiros a los que asistan niños sin supervisión de un tutor, utilice CS1510-15 Inscripciones para campamentos, retiros y eventos.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Centros de Retiro
Número de serie: CS125-25
Retención: Fin del retiro + 2 años*.
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de desarrollar y aplicar políticas, procedimientos, directivas, directrices y documentos de proceso.
POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DIRECTRICES: CONTABILIDAD
Puede incluir: políticas contables de la parroquia y el Arzobispado, plan de cuentas, activos y gastos de capital, cobros de custodia, Fondo Rotatorio Parroquial y Fondo Rotatorio Arquidiocesano, fondos restringidos y cumplimiento de la Industria de Tarjetas de Pago.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS130-05
Conservación: Obsoleto o superado + 6 años
Eliminación: Reciclar
POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DIRECTRICES: GENERAL
Expedientes relativos a la elaboración, redacción, adopción y modificación de políticas y procedimientos para las distintas oficinas del Arzobispado. Los registros pueden incluir: el documento final, así como toda la correspondencia relacionada y los comentarios y borradores sustanciales.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS130-10
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces transferir la copia final a Archivos)
Disposición: Archivos
La actividad de identificar y mitigar los riesgos para la CCAS.
ACCIDENTES/INCIDENTES - NO SE HA PRESENTADO NINGUNA RECLAMACIÓN
Registros relativos a accidentes/incidentes en los que estén implicadas personas no empleadas por la Archidiócesis de Seattle, y en los que no se presente una reclamación formal por daños y perjuicios. Los registros incluyen, entre otros, informes, notas, fotografías, correspondencia e investigaciones. Para los accidentes o incidentes en los que se presenta una reclamación, véase CS135-10 Reclamaciones por daños y perjuicios. Para las indemnizaciones por accidentes laborales, véase CS905-35 Reclamaciones de indemnización por accidente laboral - Indemnizables. Excluye accidentes e incidentes con materiales peligrosos cubiertos por CS700-05 Accidentes/Incidentes (Materiales Peligrosos).
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS135-05
Conservación: Si es menor de 18 años: 3 años después de que la persona cumpla 18 años. Si es mayor de 18 años: 3 años después del incidente.
Disposición: Destruir/Borrar
RECLAMACIONES POR DAÑOS Y PERJUICIOS
Reclamaciones por accidentes/incidentes que se reclaman a la compañía de seguros de la Archidiócesis y para los que se abre un caso formal. Los registros incluyen, entre otros: informes, correspondencia, investigaciones, notas, testimonios y fotografías. Para los accidentes/incidentes en los que no se presenta ninguna reclamación, véase CS135-05 Accidentes/Incidentes - No se presenta ninguna reclamación. Excluye los accidentes e incidentes con materiales peligrosos cubiertos por CS700-05 Accidentes/Incidentes (materiales peligrosos). Para reclamaciones de indemnización por accidentes de trabajo, véase CS905-35 Reclamaciones de Indemnización por Accidentes de Trabajo - Indemnizables.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS135-10
Retención: Cierre del siniestro + 6 años. Reclamaciones relativas a menores de 18 años: 3 años después de que la persona cumpla 18 años.
Disposición: Destruir/Borrar
EXCESO DE REGISTROS DE SEGURO DE INDEMNIZACIÓN POR ACCIDENTES LABORALES
Pólizas de seguros relacionadas con las reclamaciones de indemnización de los trabajadores que superan el umbral de autoasegurado de la archidiócesis. Puede incluir: documentos normativos, solicitudes de cheques, informes y documentos complementarios.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS135-15
Conservación: Finalización de la póliza + 75 años. Certificados de pólizas de seguros: Permanente, enviar a Archivos.
Disposición: Destruir/Borrar
DOCUMENTACIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LA HIPAA
Puede incluir: documentación del transportista, políticas, normas de seguridad, correspondencia legislativa, acuerdos de socios comerciales, registros de socios comerciales, registros de seminaristas, registros de planes de salud de laicos y sacerdotes, y archivos de proyectos de normas de seguridad de la HIPAA.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Prestaciones
Número de serie: CS135-20
Conservación: Año natural + 6 años u obsoleto o sustituido, lo que sea más largo.
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE SEGUROS
Registros que documentan el proceso de aseguramiento de eventos y activos fijos.
Incluye: propiedad, responsabilidad civil, incendio, eventos especiales y pólizas de seguro complementarias.
Puede incluir, entre otras cosas:
- informes ad hoc
- presupuesto de facturación y factura del vehículo
- facturas para la cobertura de bienes y vehículos
- inspección del edificio e informe sobre la propiedad
- correspondencia
- certificados de cobertura
- formulario de solicitud de adhesión
- información sobre la instalación o el vehículo detalles y tarifas del seguro,
- prima de seguro
- historial de facturas
- mapas, planos, dibujos y fotografías
- documentación oficial para añadir o eliminar cobertura
- tarifas y cálculos
- valor de sustitución
- informes para reclamaciones presentadas
- formularios de transacción
- informe de valoración
- formulario de solicitud de homologación de vehículos
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS135-25
Retención: Para pólizas adquiridas después de 1990: Finalización de la póliza + 6 años. Para las pólizas adquiridas antes de 1990: Enviar a Archivos para su revisión.
Disposición: Destruir/Borrar
ANÁLISIS DE RIESGOS E INFORMES DE GESTIÓN
Registros elaborados mediante una revisión anual del seguro de todas las propiedades de la archidiócesis para evaluar las reparaciones necesarias para mantener el seguro.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS135-30
Conservación: Año natural + 4 años*.
*Los registros deben ser revisados por el departamento antes de su destrucción en caso de litigio pendiente.
Disposición: Destruir/Borrar tras revisión
REGISTROS DE GARANTÍAS DE ACCIDENTES LABORALES
Registros que certifiquen que la Archidiócesis de Seattle tiene fianza. Puede incluir: carta de acuse de recibo del Estado de Washington y otra correspondencia relacionada.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS135-35
Conservación: Finalización de la póliza + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
Actividad consistente en realizar investigaciones estadísticas y elaborar, supervisar, auditar y revisar planes, estrategias a largo plazo y funciones y objetivos de oficinas, departamentos, proyectos y programas.
INFORMES ANUALES DE LOS DEPARTAMENTOS
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS140-05
Conservación: Año natural + 5 años, después evaluación por los Archivos.
Disposición: Revisión de archivos
INFORME ANUAL DE LA PARROQUIA: FINAL
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS140-10
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
EXPEDIENTES TEMÁTICOS O DE REFERENCIA
Colecciones de recursos relacionados con la investigación realizada por departamentos o programas.
Puede incluir, entre otros: correspondencia, fotografías, publicaciones externas e internas, archivos biográficos, catálogos de proveedores, informes, información externa sobre publicidad y marketing, información sobre legislación, preparación de presentaciones, recortes de prensa, archivos de trabajo y archivos temáticos.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS140-15
Conservación: Obsoleto o superado, entonces disponer su valoración por los Archivos (Revisión anual)
Disposición: Revisión de archivos
ENCUESTAS, INFORMES Y ESTUDIOS
Puede incluir, entre otros: Información del censo de EE.UU., información demográfica local, material de apoyo, presentaciones, notas, informes, información de fondo, asistencia masiva, cuestionarios y resultados de encuestas e informes finales publicados.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS140-20
Conservación: Obsoleto o superado, entonces disponga que los Archivos lo evalúen
Disposición: Revisión de archivos
200 GESTIÓN DE ACTIVOS
La función de gestionar los activos físicos de la Archidiócesis (instalaciones, terrenos, equipos, vehículos, suministros, etc.). Incluye: adquisición de activos, mantenimiento, inventarios y enajenación. Para la formación y el desarrollo de planes de estudio para la manipulación de materiales peligrosos, véase CS700 Salud y seguridad.
La actividad de diseño, construcción o remodelación de edificios, estructuras e infraestructuras propiedad de la CCAS, arrendados u ocupados de otro modo por la CCAS.
ANTEPROYECTOS Y PLANOS ARQUITECTÓNICOS
Versiones finales de los planos y dibujos finales as-built e iniciales as-designed.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS205-05
Retención: Planos del proyecto de construcción: Vida útil o venta de las instalaciones + 3 años, después organizar la tasación por parte de los Archivos.
Disposición: Revisión de archivos
REGISTROS DE FIANZAS DE CONSTRUCCIÓN
Bonos que comprometen el pago a los contratistas de un proyecto de construcción o general y que garantizan las reparaciones en caso necesario.
Puede incluir: número de identificación de la parroquia, dirección de la parroquia/agencia, fecha de adquisición de la fianza, dirección y formulario del titular de la fianza, número de la fianza, dirección e información de contacto de la agencia que solicita la fianza, número especial asignado por la agencia, descripción, fecha prevista de liberación, fecha real de liberación y comentarios.
Oficina de Responsabilidad Principal:: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS205-10
Retención: Amortización de los bonos de proyecto o de construcción + 6 años
Disposición: Destruir/ Borrar
EXPEDIENTES DE GRANDES PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN
Registros relativos al diseño, permisos y construcción o adiciones/remodelaciones (que afecten a la estructura del edificio/instalación). Incluye, pero no se limita a:
- Actas de reuniones del proyecto, aprobación, revisión del programa y/o comentarios
- Planos y dibujos (incluidos los dibujos "as-built" y "as-designed" y los dibujos de taller que afecten a la estructura o a los sistemas operativos del edificio).
- Permisos y Declaraciones de Impacto Ambiental (DIA)
- Especificaciones, cálculos de diseño, contratos, resultados de pruebas, propuestas de modificación de informes y manuales
- Fotografías/vídeos que muestren las fases principales/significativas del proyecto
- Registros de adjudicaciones y pagos y documentación conexa
Para los contratos, véase CS115-15 Contratos, acuerdos de servicio y mantenimientoy Garantías. Para las solicitudes de propuestas de proveedores, véase CS115-25 Solicitudes de propuestas de proveedores (con éxito)y CS115-30 Solicitudes de propuestas de proveedores (fallidas).
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS205-15
Conservación: Vida útil o venta de la instalación + 6 años, después se encargará de la tasación el Archivo.
Disposición: Revisión de archivos
EXPEDIENTES DE PROVEEDORES, CONSULTORES Y CONTRATISTAS
Los registros son los recursos de información para proveedores, consultores y contratistas empleados por el Arzobispado para diseño, construcción, planificación, permisos, mantenimiento, servicios, proyectos, etc.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS205-20
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Triturar
La actividad de obtener permisos de uso, diseño y construcción.
PERMISOS
Los registros incluyen: permisos de obra y construcción, zonificación, permisos de ocupación, permisos de uso principal y condicional, permisos de uso del suelo, declaraciones de impacto ambiental (DIA) y SEPA.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS0210-05
Conservación: Expiración del permiso + 6 años
Eliminación: Reciclar
Actividad consistente en detallar o desglosar bienes, materiales y recursos. Para los informes financieros de activos fijos, véase CS600 Valoración.
INVENTARIO DE BIENES DE LA ARCHIDIÓCESIS
Información general relativa a todas las propiedades que posee y mantiene la Archidiócesis.
Puede incluir: número de parcela, ID de parroquia, parroquia/organismo, dirección, situación fiscal, condado, tipo de adquisición, formas de adquisición, fecha de adquisición, información jurídica, fusión/segregación, beneficiario, impuestos, valores, descripciones y comentarios.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS215-05
Retención: Vida útil o venta de la instalación + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
Incluye: material, equipos y suministros. Para el inventario de bienes, véase CS215-05.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS215-10
Conservación: Año natural + 4 años
Disposición: Destruir/Borrar
Actividad consistente en adquirir o conceder una autorización temporal para utilizar bienes, materiales y recursos.
REGISTROS DE ARRENDAMIENTOS
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción, Centro de Retiros
Número de serie: CS220-05
Retención: Expiración del contrato + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de reparación o mantenimiento de los activos de la CCAS. Incluye: edificios, vehículos y equipamiento. Para los informes financieros de activos fijos, véase CS600 Valoración.
REGISTROS DE INSPECCIÓN DEL SEGURO DEL EDIFICIO
Los registros son los resultados de las inspecciones de todas las propiedades por parte de las compañías de seguros.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS225-05
Conservación: Suprimido + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y SERVICIO (MENOR Y/O NO REGULADO)
Registros que documentan las reparaciones y servicios menores y/o no regulados realizados por el personal de mantenimiento, proveedores y terceros.
Puede incluir: citas del calendario de correo electrónico, eventos y tareas, así como correo electrónico.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Mantenimiento, Juventud y Jóvenes Adultos, Propiedad y Construcción, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS225-15
Conservación: Año natural + 3 años
Si hay problemas de seguridad, retener indefinidamente
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DEL HISTORIAL DE MANTENIMIENTO - PRINCIPAL Y/O REGULADO
Registros de mantenimiento importante y/o regulado de edificios, equipos y vehículos realizados por el personal de mantenimiento, proveedores o contratistas. Puede incluir: registros, informes y correspondencia/correo electrónico relacionados.
Se incluyen en esta serie: registros de accidentes/colisiones de tráfico, así como cualquier documentación de inspección o registros de análisis de seguridad.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Mantenimiento, Propiedad y Construcción, Juventud y Jóvenes Adultos, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS225-10
Conservación: Enajenación o venta de propiedad, equipo o vehículo + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
MANUALES DE INSTRUCCIONES
Oficina de Responsabilidad Primaria: Mantenimiento
Número de serie: CS225-20
Conservación: Enajenación o venta de instalaciones o equipos o traspaso a un nuevo propietario.
Eliminación: Reciclar
PERMISOS DE EXPLOTACIÓN
Oficina de responsabilidad principal: Mantenimiento
Número de serie: CS225-25
Conservación: Expiración del permiso + 6 años
Eliminación: Reciclar
Actividad consistente en gestionar el uso cotidiano de edificios, vehículos y equipos.
PRIVILEGIO DE ACCESO AL EDIFICIO DEL ARZOBISPADO Y REGISTROS DE PERMISOS DE ESTACIONAMIENTO
Los registros incluyen el inventario de llaves metálicas, tarjetas llave (Key Log) y permisos de estacionamiento, listados de titulares, zonas horarias y horarios, privilegios de acceso de grupo, estado de apertura/cierre de puertas, privilegios de vacaciones, informes, listados de alarmas, el código de bits de 5 dígitos para la creación de llaves de sustitución e informes ad hoc.
Oficina de responsabilidad principal: Mantenimiento
Número de serie: CS230-05
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
TÍTULOS Y MATRICULACIONES DE VEHÍCULOS
Puede incluir: título físico, renovación de ficha, informe de venta y registros de donación de vehículos.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios Financieros Parroquiales, Centros de Retiro, Operaciones del Arzobispado, Administración y Finanzas, Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS230-10
Conservación: Disposición del vehículo + 4 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTRO DE VISITANTES
Registros que documentan a todos los visitantes de las oficinas del Arzobispado y las tarjetas de acceso temporales que se retiran.
Oficina de Responsabilidad Principal: Operaciones de Arzobispado
Número de serie: CS230-15
Conservación: Año natural + 4 años
Disposición: Destruir/Borrar
Las actividades de adquisición de activos mediante compra o donación y enajenación de activos mediante venta u otros medios. Incluye: registros que documentan la propiedad de los activos.
EASEMENTS
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS235-05
Conservación: Fin de la servidumbre + 10 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE SALVAMENTO/VENTA DE EQUIPOS Y VEHÍCULOS
Registros del resultado de la venta o salvamento de equipos y vehículos.
Oficina de responsabilidad principal: Mantenimiento, Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS235-10
Conservación: Eliminación del equipo + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
PEDIDOS DE PIEZAS DE EQUIPOS/VEHÍCULOS
Oficina de Responsabilidad Principal: Mantenimiento, Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS235-15
Conservación: Año natural + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE GRAVÁMENES
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS235-20
Conservación: Cierre del litigio + 10 años
Disposición: Destruir/Borrar
PEDIDOS Y SOLICITUDES DE MATERIAL
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS235-25
Conservación: Año natural + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES DE RECEPCIÓN Y DESEMBOLSO DE MATERIALES
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS235-30
Conservación: Año natural + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
TÍTULOS DE PROPIEDAD
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS235-35
Conservación: El auditor/registrador del condado conserva un registro permanente
Todos los demás ejemplares: venta o enajenación del terreno + 10 años
Disposición: Destruir/Borrar
Propiedades de escuelas y parroquias: organizar la tasación por los Archivos
REGISTROS DE GESTIÓN DE LA PROPIEDAD
Registros utilizados para el seguimiento de los bienes propiedad de la CCAS o gestionados por ella.
Puede incluir, entre otros datos: número de parcela, número de identificación de la parroquia, situación fiscal de la propiedad, año fiscal, impuestos pagados, nombre del beneficiario, valoraciones, descripciones legales y de la propiedad, e información sobre la compra/adquisición.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS235-40
Retención: Vida útil o venta de la propiedad + 10 años
Disposición: Destruir/Borrar
PROPUESTAS DE COMPRA DE INMUEBLES (OFERTAS RETIRADAS)
Ofertas exitosas o aceptadas, véase CS235-35 Títulos de propiedad y CS235-50 Registros de transacciones inmobiliarias.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS235-45
Conservación: Año natural + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE TRANSACCIONES INMOBILIARIAS
Registros utilizados para el seguimiento de la compraventa de bienes muebles e inmuebles propiedad o anteriormente propiedad de la CCAS.
Puede incluir, entre otros datos: número de identificación de la parroquia, dirección, gravamen, número de registro del condado, valoraciones e información relativa a servidumbres y derechos de paso.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS235-50
Retención: Vida útil o venta de la propiedad + 10 años
Disposición: Destruir/Borrar
Actividad consistente en proteger bienes y recursos físicos contra peligros, pérdidas o amenazas.
REGISTROS DE RONDAS DE SEGURIDAD
Registros que documentan todas las acciones y observaciones realizadas por el personal de seguridad en las instalaciones del Arzobispado durante un periodo de 24 horas. Los incidentes son señalados por el personal de seguridad.
Oficina de Responsabilidad Principal: Operaciones de Arzobispado
Número de serie: CS240-05
Conservación: Año natural + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES DE SEGURIDAD/INCIDENTES
Incluye: fecha del incidente, descripción del incidente, lugar del incidente y resolución.
Oficina de Responsabilidad Principal: Cementerios, Operaciones del Arzobispado, Centros de Retiro
Número de serie: CS240-10
Conservación: Resolución del incidente + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE VIGILANCIA
Registros producidos mediante grabaciones de vídeo digital de cámaras colocadas estratégicamente en los edificios del Arzobispado.
Oficina de Responsabilidad Principal: Operaciones de Arzobispado
Número de serie: CS240-15
Conservación: Si no se produce ningún incidente, fecha de creación + 30 días
En caso de incidente, resolución del incidente + 6 años
Disposición: Suprimir
300 SERVICIOS CANÓNICOS
La función de administrar los procesos legales formales dentro del sistema jurídico de la Iglesia Católica Romana.
INFORMES AD LIMINA / QUINQUENALES
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS300-05
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
Copias de referencia: Obsoleto o superado, entonces Suprimir
SOLICITUDES DE REFERENCIAS CANÓNICAS
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS300-10
Conservación: Resolución + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
EXPEDIENTES DE EXORCISMOS
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS300-15
Conservación: Permanente (Resolución + 3 años, luego transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
IMPRIMATURS
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS300-20
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
EXPEDIENTES DE LAICIZACIÓN
El expediente pasa a formar parte del expediente personal del sacerdote cuando se cierra el caso.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS300-25
Conservación: Permanente (Después de finalizado + 1 año, luego organizar la transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
EXPEDIENTES MATRIMONIALES
Registros producidos a través de solicitudes de aclaración del estado civil según la Iglesia Católica.
Puede incluir, entre otros: la petición inicial libellus (incluye: descripción del proceso y descargo de responsabilidad, así como las firmas del abogado y el peticionario), formulario de información del abogado, formulario del peticionario, formulario del demandado (ex cónyuge), formulario de boda del peticionario (detalles del evento), cuestionarios de testigos, informe de testigos profesionales de salud mental, liberación de confidencialidad, cuestionario de testimonio del peticionario, acuerdo de honorarios, copia del certificado de bautismo o certificado de profesión de fe, certificado de matrimonio, decreto de disolución, documentación de divorcio civil, hojas de sentencia, transcripción de cintas de audio y correspondencia.
También puede incluir: documentación de los Tribunales de Primera y Segunda Instancia en el área metropolitana de Seattle (tercera instancia en la Rota Romana si es necesario), y procedimientos de apelación de los recursos ante los Tribunales Vaticanos.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Tribunal
Número de serie: CS300-30
Conservación: Permanente (cierre del caso + 1 año, después microfilmación)
Eliminación: Destruir/Borrar después de microfilmar
EXPEDIENTES DE SOLICITUD DE DISPENSA/PERMISO MATRIMONIAL
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS300-35
Conservación: Permanente
Eliminación: Destruir/Borrar después de microfilmar
DOCUMENTOS PRENUPCIALES PARA MATRIMONIOS INTERDIOCESANOS
Materiales preparados para quienes, dentro de la diócesis, deseen contraer matrimonio fuera de la diócesis o del condado.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
*Para los matrimonios extradiocesanos dentro de la diócesis: las Parroquias conservan el registro oficial".
Número de serie: CS300-40
Retención: Carta de presentación: Permanente
Disposición: Archivos
INFORME SOBRE EL ESTADO Y LA ACTIVIDAD DEL TRIBUNAL PARA LA IGLESIA LATINA
Informe anual de las actividades del Tribunal en la Archidiócesis de Seattle enviado al Tribunal Supremo de la Signatura Apostólica en el Vaticano. Esto incluye informes para tribunales de primera y segunda instancia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Tribunal
Número de serie: CS300-45
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
SANATIOS IN RADICE
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS300-50
Conservación: Permanente (cierre del caso + 1 año, después microfilmación)
Eliminación: Destruir/Borrar después de microfilmar
EXPEDIENTES MATRIMONIALES DEL TRIBUNAL
Base de datos de seguimiento de los expedientes de los tribunales y su estado actual.
Puede incluir: información sobre los antecedentes matrimoniales y de divorcio, listado de todas las partes relevantes, decisiones y restricciones, recursos y notas sobre el proceso.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Tribunal
Número de serie: CS300-55
Conservación: Permanente
Disposición: Conservar en la Oficina
CUESTIONARIOS ESTADÍSTICOS GENERALES DEL VATICANO
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS300-60
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
400 ADMINISTRACIÓN DEL CEMENTERIO
La función de coordinar los servicios funerarios en los cuatro cementerios diocesanos.
ÍNDICE/REGISTROS FUNERARIOS
Registros que documentan las personas enterradas y la ubicación de sus sepulturas en todos los cementerios gestionados por Cementerios Católicos Asociados.
Incluye: nombre, número de identificación de la inhumación, ubicación de la parcela, número de contrato, fecha de inhumación y ubicación en el mapa.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS400-05
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
PERMISOS DE TRÁNSITO PARA ENTERRAMIENTOS
Copias de registros de tránsito no cremados.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS400-10
Conservación: El distrito o departamento de salud conserva la copia principal
Disposición: Destruir/Borrar
TARJETAS DE LOTE DE CEMENTERIO
Registros que resumen los formularios y acuerdos de compra.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS400-15
Conservación: Permanente
Disposición: Conservar en la Oficina
MAPAS DE CEMENTERIOS
Registros que documentan las parcelas de enterramiento y los lugares de incineración de las personas enterradas en los Cementerios Católicos Asociados.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS400-20
Conservación: Obsoleto o superado, entonces disponga que los Archivos lo evalúen
Disposición: Revisión de archivos
OBITUARIOS
Oficina de Responsabilidad Primaria: Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS400-25
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar
FORMULARIOS Y ACUERDOS DE COMPRA: CEMENTERIOS CATÓLICOS ASOCIADOS
Oficina de Responsabilidad Primaria: Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS400-30
Conservación: Permanente
Disposición: Conservar en la Oficina
500 DESARROLLO CURRICULAR Y FORMACIÓN
La función de desarrollar, aprobar y/o aplicar planes estructurados de enseñanza y formación para las escuelas católicas, la educación religiosa, la catequesis y el personal del Arzobispado. Para la formación y el desarrollo de planes de estudio para la manipulación de materiales peligrosos, véase CS700 Salud y seguridad. Para el desarrollo, administración y finalización de cursos de formación individuales, véase la actividad CS515 Formación, General.
GUÍAS CURRICULARES EDUCATIVAS DE LAS ESCUELAS CATÓLICAS (pre K-12)
Registros producidos y recursos recogidos para el desarrollo de currículos educativos por las escuelas de la diócesis.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS505-05
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces disponer su transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
LIBROS DE ORACIONES PARA NIÑOS
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica
Número de serie: CS505-10
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
ARCHIVOS DE DESARROLLO CURRICULAR
Registros que conducen a la adopción formal de currículos educativos en la diócesis.
Incluye: correspondencia, material de referencia, notas y borradores sustanciales.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica, Escuelas Católicas, Recursos Humanos, Liturgia, Tribunal, Jóvenes y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS505-15
Conservación: Obsoleto o superado, entonces disponga que los Archivos lo evalúen
Disposición: Revisión de archivos
MATERIALES CURRICULARES (FINAL)
Versiones finales de los planes de estudios adoptados formalmente para los programas educativos de la diócesis.
Para las normas curriculares de educación religiosa, véase CS505-35 Normas curriculares de educación religiosa, más abajo. Para el desarrollo, finalización y administración de cursos individuales, véase CS515 Formación, General.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica, Escuelas Católicas, Recursos Humanos, Liturgia, Tribunal, Jóvenes y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS505-20
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces disponer su transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
LISTAS DE ASISTENCIA DE EDUCACIÓN RELIGIOSA HISPANA
Registros que documentan la asistencia y finalización de los estudiantes hispanos que completan la educación católica.
Puede incluir: nombre, dirección, parroquia y otros datos de contacto.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la fe católica
Número de serie: CS505-25
Conservación: Año natural + 4 años u obsoleto o sustituido, lo que sea más largo.
Disposición: Destruir/Borrar
MATERIALES CURRICULARES DE EDUCACIÓN RELIGIOSA HISPANA
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la fe católica
Número de serie: CS505-30
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces disponer su transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
NORMAS CURRICULARES DE EDUCACIÓN RELIGIOSA
Versiones finales publicadas de las normas curriculares educativas.
Incluye:
- Lista de Oración K-8
- Texto de oración K-8
- K-8 Religious Textbook List
- Lista de historias bíblicas K-8
- Definiciones de vocabulario K-8
- Lista de vocabulario K-8
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la fe católica
Número de serie: CS505-35
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces disponer su transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
ENTORNO SEGURO PROGRAMAS PARA NIÑOS Y ADULTOS
Material curricular para la formación en prevención de abusos sexuales a menores impartida al clero, empleados, voluntarios, padres y niños en el Arzobispado, parroquias y escuelas.
Incluye: material del curso, folletos, manual del formador e información para los padres".
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS505-40
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces disponga la transferencia de 1 copia a los Archivos)
Disposición: Archivos
PROGRAMAS DE FORMACIÓN DE INSTRUCTORES EN AMBIENTE SEGURO
Material utilizado para formar a los instructores del programa Llamados a Proteger.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS505-45
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces disponga la transferencia de 1 copia a los Archivos)
Disposición: Archivos
REGISTROS DEL SITIO WEB PARA UN ENTORNO SEGURO
Captura de pantalla de la información facilitada al público en relación con el programa Entorno Seguro.
Oficina de Responsabilidad Principal: Comunicaciones
Número de serie: CS505-50
Retención: Captura antes de un cambio importante de contenido
Disposición: Archivos
La actividad de proporcionar programas y servicios relacionados con la formación catequética, la enseñanza social católica, el currículo de educación religiosa y la formación desarrollada e impartida a través del Instituto de Ministerios Litúrgicos.
REGISTROS DE APRENDICES PARA LA CERTIFICACIÓN DE CATEQUISTAS
Registros de seguimiento del proceso para los que participan en la Certificación de Catequistas. Esto incluye la certificación y la recertificación.
Incluye:
- Base de datos - Datos de los alumnos.
- Archivos en papel - Solicitudes, declaraciones juradas de la parroquia/escuela documentando el cumplimiento de los requisitos para la certificación; copias de los certificados firmados por el Arzobispo; y pruebas de recertificación.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica
Número de serie: CS510-05
Retención: Base de datos de certificación de catequistas: Permanente.
Archivos en papel:
1.) solicitudes de certificación o recertificación: Obsoletas o superadas
2.) declaraciones juradas de la parroquia/escuela (que documenten el cumplimiento de los requisitos para la certificación): Obsoleto o sustituido
3.) copias de los certificados firmados por el Arzobispo: Permanente
4.) prueba de recertificación: Obsoleto o superado
Disposición: Certificados firmados y base de datos: Archivos
Todo lo demás: Destruir/Borrar
MATERIALES DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN DE CATEQUISTAS VERSIONES FINALES
Registros utilizados en la formación de instructores de catequesis.
Puede incluir: folletos, material didáctico y objetivos del curso.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica
Número de serie: CS510-10
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado + 1 año, después disponer la transferencia de 1 copia a Archivos)
Disposición: Archivos
MATERIAL DE ENSEÑANZA SOCIAL CATÓLICA
Registros que documentan la instrucción proporcionada por la Arquidiócesis de Seattle para ayudar a los católicos con una interpretación de ciudadanía fiel, preparación y enriquecimiento matrimonial, planificación familiar natural y Formación del Amor y la Castidad.
Incluye: materiales de formación y presentación.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica
Número de serie: CS510-15
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado + 1 año, luego disponer su transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
REGISTROS DE CERTIFICACIÓN DE MINISTROS ECLESIALES LAICOS
Registros que documentan el proceso para aquellos que buscan convertirse en un ministro eclesial laico a través de los programas Christifideles o Companion in God's Service.
Puede incluir: solicitudes, referencias, expedientes académicos, ensayo, formulario de verificación de antecedentes, formularios y notas de entrevistas, resultados del comité de evaluación, registros sacramentales, carta de aceptación, carta al párroco y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica
Número de serie: CS510-20
Conservación: Permanente (finalización del programa + 10 años, luego microfilm)
Eliminación: Destruir después de microfilmar
CRÉDITOS DE DESARROLLO PROFESIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE SEATTLE
Registros que documentan los créditos de desarrollo profesional de la Universidad de Seattle obtenidos por los estudiantes a través de cursos impartidos por la Oficina de Formación en la Fe Católica.
Puede incluir: hojas de asistencia, solicitud de créditos, hoja de calificaciones y registro de transacciones.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica
Número de serie: CS510-25
Conservación: 7 años después de completar el programa u obsoleto o sustituido, lo que sea más largo.
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de administrar cursos de formación y eventos como conferencias, seminarios, certificaciones, clases, talleres y reuniones similares. Para la formación y el desarrollo de planes de estudio para la manipulación de materiales peligrosos, véase CS700-30 Formación en manipulación de materiales peligrosos.
REGISTROS DE ADMINISTRACIÓN DE CURSOS DE FORMACIÓN - CERTIFICADOS, HORAS/CRÉDITOS OBTENIDOS U OBLIGATORIOS
Registros producidos a través de la administración de cursos de capacitación, talleres, clases, orientaciones y seminarios impartidos por la Arquidiócesis que son obligatorios, se otorga una certificación o se obtienen horas o créditos.
Puede incluir, entre otros: registros de instructores, hojas de asistencia y registro de alumnos, solicitudes e inscripciones (si no existe otra lista de asistencia), información sobre pagos, ensayos y currículos de alumnos, evaluaciones de resultados de exámenes, listado de cursos completados, estado de progreso de los alumnos, copia del certificado de graduación y evaluaciones de cursos o instructores.
- Para las formaciones en las que no se obtienen horas o créditos, véase CS515-10.
- Para los registros de formación relacionados con materiales peligrosos, véase CS700-30.
- Para las versiones finales de los materiales, véase CS515-25.
- Para la administración de la formación sobre entorno seguro, véase CS915-30.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS515-05
Retención: Después de la formación + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS ADMINISTRATIVOS DE LOS CURSOS DE FORMACIÓN - GENERAL
Registros producidos a través de la administración de cursos de capacitación, talleres, clases, orientaciones y seminarios impartidos por la Arquidiócesis, que no confieren una certificación, no son obligatorios o no se obtienen horas o créditos.
Puede incluir, entre otros: registros de instructores, hojas de asistencia y registro de alumnos, solicitudes e inscripciones (si no existe otra lista de asistencia), información sobre pagos, ensayos y currículos de alumnos, evaluaciones de resultados de exámenes, listado de cursos completados, estado de progreso de los alumnos, copia del certificado de graduación y evaluaciones de cursos o instructores.
- Para los Registros de Aprendices para la Certificación de Catequistas, véase CS510-05.
- Para las formaciones obligatorias o en las que se obtienen horas o créditos, véase CS515-05.
- Para los registros de formación relacionados con materiales peligrosos, véase CS700-30.
- Para las versiones finales de los materiales de los cursos de formación, véase CS515-25.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS515-10
Retención: Después de la formación + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
LOGÍSTICA DE LOS CURSOS DE FORMACIÓN
Los registros son registros de programación de formación y fechas, avisos de disponibilidad, inscripciones de participantes, acuerdos relacionados con el catering, las instalaciones y el equipamiento.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS515-15
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE DESARROLLO DE MATERIALES DE FORMACIÓN
Registros producidos en la creación de cursos de formación, talleres, clases, orientaciones y seminarios organizados por la Archidiócesis.
Puede incluir, entre otros: borradores de programas de cursos, publicaciones de referencia, manuales, borradores de programas de estudios, notas de clase, borradores de esquemas y temarios, folletos y lecturas.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS515-20
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
MATERIALES DE FORMACIÓN: VERSIONES FINALES
Copias finalizadas de los materiales distribuidos en un curso de formación, taller, clase, orientación o seminario organizado por la Archidiócesis.
Puede incluir, entre otros: programas de cursos, publicaciones de referencia, manuales, folletos, programas de estudios, esquemas, agendas, folletos, exámenes y lecturas. Para los materiales del Programa de Formación para la Certificación de Catequistas, véase CS510-10.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS515-25
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado + 1 año, luego disponer la transferencia de 1 copia a Archivos)
Disposición: Archivos
para el resto de copias: Reciclar, Destruir o Eliminar
600 GESTIÓN FINANCIERA
La función de gestionar los recursos financieros, las obligaciones y la infraestructura monetaria de la CCAS.
La actividad relacionada con la creación de registros financieros de las transacciones comerciales y la preparación de estados relativos a los activos, pasivos y rendimiento de la CCAS.
CUENTAS POR PAGAR Y POR COBRAR
Los registros incluyen: facturas, notas de cargo y abono, y gastos e informes financieros. También incluye: cheques cancelados.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios de Prestaciones, Mantenimiento, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS605-05
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
COBROS EN EFECTIVO
Registros que documentan el efectivo recibido y procesado. Incluye recibos de caja y resguardos de depósito.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios de Prestaciones, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS605-10
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
SOLICITUDES DE CHEQUES
Registros que documentan las solicitudes de pago de proveedores externos.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios Financieros Parroquiales, Centros de Retiro
Número de serie: CS605-15
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
LIBROS MAYORES
Registros que documentan las transacciones financieras (deudas y créditos) de cada cuenta.
Puede incluir: balances, informes de situación presupuestaria, balances de comprobación, depósitos contabilizados e informes ad hoc.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios de Prestaciones, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS605-20
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
ENTRADAS DE DIARIO
Los registros son un libro mayor de todas las transacciones financieras a medida que se producen, seguidas por la contabilidad.
Puede incluir: copia impresa del diario con las firmas originales aprobadas, hojas de trabajo y documentación justificativa.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios de Prestaciones, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS605-25
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
ANULACIONES/SUSPENSIONES DE PAGO
Registros que documentan la interrupción o cancelación de un pago debido a un cheque incorrecto, un cheque extraviado o un problema con el depósito directo.
Oficina de Responsabilidad Principal: Contabilidad, Centros de Retiro, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS605-30
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
TRANSFERENCIAS DE CABLES
Registros que documentan la transferencia directa de fondos de una institución financiera a otra.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS605-35
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de verificar la exactitud de las cuentas financieras. Para Auditorías USCCB o Auditorías de Recursos Humanos, véase CS915 Conformidad.
AUDITORÍAS CONTABLES
Los registros incluyen: auditorías anuales, informes financieros, hojas de trabajo y correspondencia.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS610-05
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE AUDITORÍA DE LOS SERVICIOS DE PRESTACIONES
Los registros son las auditorías financieras anuales del plan de salud y bienestar de los laicos, el plan de pensiones de los laicos, el plan 403(b) de los laicos, el plan de pensiones de los sacerdotes, el plan de salud de los sacerdotes y el plan de ahorro 403(b) de los sacerdotes.
Puede incluir informes de auditoría y autorizaciones.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Prestaciones
Número de serie: CS610-10
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE AUDITORÍA DEL DEPARTAMENTO DE TRABAJO E INDUSTRIAS
Registros producidos a través de la auditoría periódica del programa de indemnización de los trabajadores para garantizar que el programa cumple la legislación.
Puede incluir: conclusiones e informes de conformidad, carta de corrección y carta de finalización de la auditoría.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS610-15
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REVISIÓN DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS PARROQUIALES (AUDITORÍA PARROQUIAL)
Registros elaborados mediante revisiones realizadas por contables externos o por el personal financiero de la parroquia. Los registros incluyen: informes y auditorías del lugar de trabajo, correspondencia, carta al párroco, facturas y depósitos, mapa y perfiles, balances, estados financieros, papeles de trabajo y cuestionarios.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS610-20
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN DE DIVULGACIÓN PÚBLICA (PDC)
Los registros son: L-1 Formulario de registro de grupos de presión, L-2 Informe mensual de gastos, L-2 Memo, y L-3 Informe anual del empleador de grupos de presión, y L-3a Informe mensual de contribuciones del empleador, que se presentan ante la Comisión de Divulgación Pública del Estado de Washington. También incluye registros que justifican los informes, como recibos, libros de contabilidad, información contable y registros de nóminas.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Conferencia Católica del Estado de Washington
Número de serie: CS610-25
Conservación: Fin de año + 5 años.
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de conceder y/o recibir permisos o aprobaciones en relación con la gestión financiera.
APROBACIONES DE TARJETAS DE CRÉDITO DE EMPRESA Y SOLICITUDES DE CRÉDITO DE TIENDAS
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS615-05
Conservación: Obsoleto o superado + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
LISTAS DE FIRMAS AUTORIZADAS
Los registros son las firmas autorizadas para cada centro de coste de cuenta financiera.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS615-10
Conservación: Obsoleto o superado + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
Actividad consistente en realizar intercambios monetarios con entidades financieras exteriores.
BANCA - CUENTAS Y TRANSACCIONES
Registros relativos a las actividades y transacciones bancarias de la Archidiócesis. Los registros pueden incluir: depósitos y reintegros, incluidas las transferencias electrónicas de fondos (TEF); extractos de cuentas bancarias, de dividendos y de inversión; cheques; órdenes de pago; informes de conciliación de cuentas bancarias y de inversión; registros que documenten el estado y los ajustes de las cuentas; balances de comprobación; documentos de trabajo; y correspondencia no rutinaria.
Para las anulaciones de pagos, véase CS605-30 Anulaciones/Suspensiones de pago.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios de Prestaciones, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS620-05
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
PLAN DE CUENTAS
Los registros son el listado y las especificaciones actuales de las cuentas financieras que posee la CCAS.
Incluye: nombre de la empresa y fondo, número de cuenta, número de departamento del centro de costes, número de programa, número de proyecto, número de presupuesto, número de auditoría y autorizaciones.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS620-10
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
Actividad consistente en determinar las estimaciones de ingresos y gastos futuros.
PRESUPUESTO DEL ARZOBISPADO APROBADO
Presupuestos elaborados por el Arzobispado, que incluyen:
- Operativa,
- Una sola vez, y/o
- Capital.
Oficina de Responsabilidad Principal: Operaciones de Arzobispado
Número de serie: CS625-05
Permanente (año fiscal + 3 años, luego transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
DESARROLLO PRESUPUESTARIO EXPEDIENTES DE TRABAJO
Puede incluir: hojas de plazos, previsiones, cálculos, revisiones, calendarios, hojas de salarios, notas y correspondencia.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Centros de Retiro
Número de serie: CS625-10
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES SOBRE LA SITUACIÓN PRESUPUESTARIA
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS625-15
Conservación: Ejercicio fiscal + 3 años o hasta la finalización de la auditoría
Disposición: Destruir/Borrar
PRESUPUESTO DEPARTAMENTAL DEFINITIVO
Oficina de Responsabilidad Principal: Contabilidad, Centros de Retiro
Número de serie: CS625-20
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES CONTABLES DE FIN DE AÑO
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS625-25
Retención: Último informe del año: Permanente
Disposición: Archivos
La actividad de solicitar y recaudar contribuciones de dinero y/u otros recursos a través de campañas de capital, eventos de recaudación de fondos, colectas especiales y otras actividades. recaudación de fondos, colectas especiales y planificación patrimonial.
LLAMAMIENTO CATÓLICO ANUAL REGISTROS DE DESARROLLO
Puede incluir: correspondencia, carta del IRS, datos estadísticos sobre donaciones, material gráfico, información de contacto, información sobre proveedores, informes parroquiales (semanales y mensuales), cartas de donantes, notas de reuniones y ofertas de proveedores.
Oficina de Responsabilidad Principal: Contabilidad, Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-05
Conservación: Fin del recurso + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES ANUALES DE DONACIONES DEL LLAMAMIENTO CATÓLICO
Puede incluir: informes diarios de la parroquia y hojas de resumen de donantes de la parroquia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-10
Conservación: Copia en papel: Ejercicio fiscal + 6 años
Copia electrónica: Ejercicio + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
LLAMAMIENTO CATÓLICO ANUAL DONACIONES DE CONTRAPARTIDA DE LAS EMPRESAS
Puede incluir: verificación del donante, correspondencia del empleador e impresiones del recibo web del empleador.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-15
Conservación: Copia en papel: Ejercicio fiscal + 6 años
Copia electrónica: Ejercicio + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
HOJAS DE TRABAJO SOBRE EL OBJETIVO DE RECAUDACIÓN DE FONDOS DEL LLAMAMIENTO CATÓLICO ANUAL
Cálculos de objetivos basados en resultados anteriores, hojas de cálculo de objetivos y hoja de historial de participación y compromisos. Envío del paquete completo a todos los párrocos y dirigentes parroquiales.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-20
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
LLAMAMIENTO CATÓLICO ANUAL REGISTROS PARROQUIALES
Registros que documentan las correcciones, adiciones y supresiones de inscripciones parroquiales para la Campaña Católica Anual. Puede incluir: informes diarios y mensuales sobre el estado de la campaña, informes detallados de fin de año sobre los donantes e informes mensuales sobre el estado de los reembolsos parroquiales.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-25
Conservación: Ejercicio fiscal + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE LA BASE DE DATOS DE DONANTES DE CCAS FUNDRAISING
Incluye: información de contacto, información demográfica, información educativa y empresarial, cómo desean ser reconocidos los donantes, importe de la donación, historial de donaciones, asistencia a actividades, así como otros atributos relevantes para la relación del donante con la Archidiócesis de Seattle.
Oficina de Responsabilidad Principal: Contabilidad, Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-30
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años u obsoleto o sustituido, lo que sea más largo
Disposición: Suprimir
MATERIALES DE RECAUDACIÓN DE FONDOS
Registros producidos a través de la promoción de colecciones y ofrendas arquidiocesanas. Puede incluir: carta de presentación del arzobispo, directrices, carta de agradecimiento del nuncio apostólico y correspondencia con las parroquias, inserciones en boletines, publicaciones periódicas, carteles, estadísticas y modelo de carta fiscal.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-35
Conservación: Obsoleto o superado + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE DONACIONES DE LA SOCIEDAD CROZIER
Puede incluir: registro de miembros para los participantes en la Sociedad Crozier y los sacerdotes apadrinados, cartas de agradecimiento y de reconocimiento de donativos, correspondencia general, copias de promesas y cheques, registros de planificación de la recaudación de fondos y lista de control de pagos.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-40
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años u obsoleto o sustituido, lo que sea más largo
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS RESUMIDOS DE LOTES DE DONACIONES
Resúmenes creados anualmente para el seguimiento de la actividad de cada donante.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS630-45
Conservación: Copia en papel: Ejercicio fiscal + 6 años
Copia electrónica: Ejercicio + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
DONACIONES PATRIMONIALES A AGENCIAS MISIONERAS
Registros producidos a través de donaciones patrimoniales tramitadas por las misiones para la Campaña Católica para el Desarrollo Humano, los Servicios Católicos de Socorro o las Obras Misionales Pontificias en Estados Unidos.
Puede incluir: notificación de intención de legado, notificación de legalización, solicitud de verificación de la agencia, notificación de cambio en el testamento, cambio en el representante de la herencia, solicitudes de comparecencia ante el tribunal y un acuse de recibo.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-50
Retención: Dotación liquidada + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE PROMESAS DE RECAUDACIÓN DE FONDOS
Puede incluir: tarjeta de promesa, formulario de pago, información sobre la tarjeta de crédito o transferencia electrónica de fondos, registros de lotes, diario de ingresos en efectivo, informe sobre el estado de las promesas, informes resumidos, informes ad hoc, donativos de donantes y documentación de ajuste de promesas.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS630-55
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
MATERIAL PROMOCIONAL DE LA COLECCIÓN DE MISIONES
Registros de materiales de recaudación de fondos creados por Misiones y también proporcionados por organizaciones nacionales benéficas y de ayuda en caso de catástrofe.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-60
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar
REGISTROS DEL PLAN DE COOPERACIÓN DE MISIONES
Registros relativos a las solicitudes, aprobación y tramitación de fondos por parte de organizaciones nacionales e internacionales que desean enviar a un representante a hablar en las parroquias para solicitar donativos.
Puede incluir: peticiones de cheques, solicitudes, cartas de agradecimiento, verificación de la donación a la parroquia, lista de recomendaciones al Arzobispo y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Administración y Desarrollo
Número de serie: CS630-65
Retención: Selección final + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE DONACIONES DE EXISTENCIAS
Puede incluir: hoja de información sobre donaciones de acciones (información sobre el destino de los fondos, información de contacto, qué se dona, información del agente de bolsa), correspondencia, certificados de acciones, certificados de acciones no válidos, confirmaciones de operaciones, cartas de confirmación (fecha de venta, precio por acción), recibo de donación de acciones, acuses de recibo de donaciones, información del donante e historial de contribuciones, información del agente de bolsa, transferencias completadas, posibles donaciones y cheques desconocidos.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS630-70
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de dar o recibir fondos de subvenciones.
REGISTROS DE ADMINISTRACIÓN DE SUBVENCIONES
Registros producidos a través de la campaña anual de recaudación de fondos de la parroquia para apoyar y promover el crecimiento espiritual entre las comunidades empobrecidas de nativos americanos y afroamericanos dentro de la Archidiócesis de Seattle.
Los registros pueden incluir cartas de aprobación (firmadas por el Arzobispo), políticas/procedimientos, solicitudes de fondos, información financiera, registros de los comités que revisaron las solicitudes de subvención, evaluaciones, informes de los beneficiarios, registros de las visitas in situ y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Vicario para el Clero, la Formación en la Fe Católica, la Administración y el Desarrollo
Número de serie: CS635-05
Conservación: Fin del periodo de subvención (y de cualquier periodo de renovación posterior) + 6 años
Para las solicitudes de subvención denegadas: Año natural + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de desembolsar dinero o capital con la expectativa de obtener un rendimiento o beneficio.
REGISTROS DE LEGADOS, FIDEICOMISOS Y RENTAS VITALICIAS
Incluye: nombre y beneficiario, correspondencia testamentaria, registros de litigios, registros de propiedades, acuerdos y correspondencia con consultores externos, recibos de caja, especificación de cómo se utilizarán los fondos, informes de fondos del Comité de Inversiones de la Archidiócesis (registros de dotaciones), correspondencia con el departamento de contabilidad y contrato de dotación.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Servicios Financieros Parroquiales, Corresponsabilidad y Desarrollo
Número de serie: CS640-05
Conservación: Liquidación/desembolso de legado, fideicomiso o anualidad + 1 año, luego enviar a Archivos.
Disposición: Archivos
REGISTROS DE COMPRA DE ANUALIDADES DE DONACIONES BENÉFICAS
Puede incluir: contrato benéfico, acuerdo de anualidad, formularios y correspondencia bancaria, correspondencia con abogados, información sobre beneficiarios, recibos de caja, cheques cancelados, borrador de ilustración de una posible anualidad, notas manuscritas, notas de contacto, notas que documentan la historia del donante y copias de certificados de defunción y obituarios.
Oficina de Responsabilidad Principal: Contabilidad, Administración y Desarrollo
Número de serie: CS640-10
Retención: Conservar durante la duración de la anualidad + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
ANUALIDADES DE DONACIONES BENÉFICAS INFORMES ESTATALES
Registros que documentan los requisitos de presentación de anualidades de donaciones benéficas.
Incluye: Informe del Estado de Washington, informe actuarial, informe financiero de la CCAS, requisiciones de cheques y correspondencia.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS640-15
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES DE PAGO DE INGRESOS
Registros que certifican los pagos de ganancias, las transacciones financieras de anualidades y las ganancias anuales a los compradores de productos de anualidades de la archidiócesis.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS640-20
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES DEL GESTOR DE INVERSIONES
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS640-25
Conservación: Ejercicio fiscal + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
En actividad relativa a la retribución monetaria de los empleados de forma periódica.
INFORMES RESUMIDOS DE COMPROBACIONES MANUALES
Registros que documentan los cheques manuales emitidos por el servicio de nóminas en lugar de por un administrador de nóminas externo.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Servicios de Prestaciones
Número de serie: CS645-05
Conservación: Ejercicio fiscal + 4 años o hasta la finalización de la auditoría, lo que sea más largo.
Disposición: Destruir/Borrar
SOLICITUDES DE DEDUCCIÓN Y AUTORIZACIÓN DE NÓMINAS
Los registros son autorizaciones de deducciones del sueldo/salario por parte del empleado u orden judicial. Incluye: productos de descuento en el transporte, embargo para embargos o manutención de menores, fondos donados, productos de jubilación, cuentas de ahorro sanitario, cuentas de gastos flexibles, protección frente al robo de identidad y seguros electivos.
Oficina de Responsabilidad Principal: Contabilidad, Servicios de Prestaciones
Número de serie: CS645-10
Conservación: Fecha de autorización + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE PROCESAMIENTO DE NÓMINAS
Registros relacionados con el procesamiento de nóminas, incluida la verificación de acciones y la garantía de exactitud. Los registros incluyen: listado de retenciones de nóminas, estado y ajustes de cuentas, distribución de nóminas, registro/hoja de distribución de órdenes, notas y enmiendas.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Nómina
Número de serie: CS645-15
Conservación: Ejercicio fiscal + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE NÓMINAS
El registro oficial de la actividad de nóminas del Arzobispado para cada período de pago. Incluye: nombre e identificación del empleado, período de pago, ingresos, horas, tasa de pago, salario bruto y neto, deducciones, retenciones, contribuciones del empleador e impuestos. Puede encontrarse en papel y/o en el sistema de nóminas.
Incluye: Registros de salarios e impuestos
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Nómina
Número de serie: CS645-20
Conservación: Permanente
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES DE PROVEEDORES DE NÓMINAS
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Cementerios Católicos Asociados, Servicios de Prestaciones
Número de serie: CS645-25
Retención: Control maestro, informes mensuales/trimestrales: Fin de ejercicio
Último informe de Control Maestro del año natural: Permanente
Informes generales de información/referencia: Obsoletos o superados
Disposición: Destruir/Borrar
Último informe de control principal del año civil: Conservar en la oficina
TIMECARDS
Registros relacionados con la identificación y notificación de las horas trabajadas por los empleados por horas, y el número de horas extraordinarias que requieren pago para los empleados asalariados no exentos.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Prestaciones
Número de serie: CS645-30
Conservación: Año natural + 4 años
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de operar un sistema interno de ahorro y préstamo para parroquias y comunidades de fe de la Archidiócesis de Seattle.
APROBACIONES DE DISTRIBUCIÓN DEL FONDO ROTATORIO DE LA ARCHIDIÓCESIS
Registros que documentan la información financiera y las distribuciones que requieren la aprobación del Director de Administración y Finanzas cuando se distribuyen fondos a organizaciones católicas externas.
Puede incluir: boletines de terceros y correspondencia financiera.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS650-05
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS FINANCIEROS DEL PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
Registros relativos a la financiación de cualquier proyecto de construcción activo que utilice fondos de los Servicios Financieros Parroquiales.
Puede incluir: solicitud de proyecto, hojas de trabajo presupuestarias, correspondencia de las reuniones de la Comisión Parroquial del Fondo Rotatorio, resúmenes e informes y correspondencia general.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Cementerios Católicos Asociados, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS650-10
Retención: Finalización del proyecto + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
CONTRATOS DE PRÉSTAMO Y PLANES DE AMORTIZACIÓN
Registros que documentan los pagos y los intereses exigidos por los fondos que la CCAS ha acordado prestar.
Oficina de Responsabilidad Principal: Contabilidad, Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS650-15
Retención: Reembolso del préstamo + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
CORRESPONDENCIA SOBRE AUTORIZACIÓN DE PRÉSTAMOS
Registros producidos a través de las interacciones entre el Director de Administración y Finanzas y los beneficiarios de préstamos a través del Fondo Rotatorio Parroquial.
Puede incluir: extractos de préstamos, notas, requisiciones de cheques, correspondencia general, correspondencia financiera, correspondencia sobre construcción, asuntos inmobiliarios e información sobre abogados.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS650-20
Retención: Reembolso del préstamo + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
COMPROMISO DE PRÉSTAMO Y REGISTROS FINANCIEROS
Registros que documentan los préstamos concedidos a los participantes en el Fondo Rotatorio Parroquial y el Fondo Rotatorio Arquidiocesano.
Incluye: compromiso de préstamo (firma y condiciones), extracto trimestral del préstamo, extracto anual, transacciones financieras y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Servicios Financieros Parroquiales
Número de serie: CS650-25
Retención: Reembolso del préstamo + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de presentación de cualquier-anual o especial.
DECLARACIONES FISCALES DE B&O
Registros que documentan los impuestos devengados por la impresión y publicación en la ciudad de Seattle.
Incluye: Impuesto sobre licencias comerciales de la ciudad de Seattle y solicitudes de extractos y cheques".
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS655-05
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
DECLARACIONES DE IMPUESTOS ESPECIALES
Registros que documentan los impuestos sobre el uso adeudados por la compra de un producto que no tenía los debidos cargos de impuestos sobre las ventas.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS655-10
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DEL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS (IRS)
Incluye:
- FORMULARIOS 1099 MISC y 1099R
- DECLARACIONES TRIMESTRALES DE PRESENTACIÓN E INGRESO DEL IMPUESTO 941
- 990-T IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS FÍSICAS
- CARTAS DE ABSOLUCIÓN
- CP-2100A AVISO
- FORMULARIO W-2 (DECLARACIÓN DE SALARIOS E IMPUESTOS)
- FORMULARIO W-4 (CERTIFICADO DE RETENCIONES A CUENTA DEL TRABAJADOR)
- FORMULARIO W-9
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad, Servicios de Prestaciones
Número de serie: CS655-15
Conservación: Año natural + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE RENOVACIÓN DE EXENCIONES DEL IMPUESTO SOBRE BIENES INMUEBLES
Los registros son formularios del Departamento de Ingresos del Estado de Washington y correspondencia utilizada en el proceso de renovación del estado de exención de impuestos de una parroquia o escuela.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS655-20
Conservación: Año natural + 6 años
Disposición: Triturar
DECLARACIONES DEL IMPUESTO SOBRE BIENES INMUEBLES
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS655-25
Conservación: Ejercicio fiscal + 6 años
Disposición: Triturar
Actividad de tasación de terrenos, inmuebles u otros activos pertenecientes a la CCAS.
VALORACIONES DE LA PROPIEDAD DEL CONDADO
Los registros son tarjetas recibidas por las oficinas de tasación de varios condados en las que se detalla el valor de las propiedades de la CCAS. También llamadas notificaciones del valor de la propiedad inmobiliaria o notificaciones oficiales del valor de la propiedad.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS660-05
Conservación: Año natural + 4 años
Disposición: Triturar
INFORMES SOBRE ACTIVOS FIJOS
Registros que documentan la información financiera de depreciación de activos fijos (coste original comparado con el actual) para edificios, vehículos, equipos, mobiliario y enseres.
Oficina de responsabilidad principal: Contabilidad
Número de serie: CS660-10
Conservación: Permanente
Disposición: Conservar en la Oficina
700 SALUD Y SEGURIDAD
La función de crear y mantener un entorno de trabajo seguro y saludable para los empleados. Esta funon también incluye la gestión de materiales peligrosos.
ACCIDENTES/INCIDENTES (MATERIALES PELIGROSOS)
Registros relativos a accidentes/incidentes en los que estén implicados individuos no empleados por la Archidiócesis de Seattle, y en los que no se presente una reclamación formal por daños y perjuicios. Los registros incluyen, entre otros, informes, notas, fotografías, correspondencia e investigaciones.
Para los Accidentes o Incidentes en los que se presenta una reclamación, véase CS135-10 Reclamaciones por daños y perjuicios. Para accidentes o incidentes que no pertenecen a materiales peligrosos y no se ha presentado una reclamación, véase CS135-05 Accidentes/Incidentes - Sin Reclamación Presentada.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS700-05
Conservación: Sin exposición humana: 50 años después de la fecha del incidente/accidente
Exposición humana: 100 años después de la fecha de nacimiento del individuo o 30 años después de su muerte, lo que ocurra antes.
Disposición: Destruir/Borrar
PERMISOS/INSPECCIONES DE SEGURIDAD EN LA CONSTRUCCIÓN
Extintores, alarmas, rociadores, sistemas de supresión; sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado; calderas/depósitos de agua caliente, ascensores, etc. No incluye los registros de inspección/rehabilitación de residuos peligrosos. Consulte CS700-25 Archivos de materiales peligrosos para obtener más información.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Mantenimiento; Propiedad y Construcción; Campamentos; Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS700-10
Conservación: Conservar durante 6 años una vez superada la inspección (y satisfechas las condiciones de la inspección y corregidas/resueltas las infracciones), después Destruir
Disposición: Destruir/Borrar
PLAN DE PREPARACIÓN ANTE CATÁSTROFES Y EMERGENCIAS
Registros que documentan los procedimientos de instrucción en caso de que una emergencia catastrófica afecte al Arzobispado.
Incluye: instrucciones para el uso de auriculares de emergencia, procedimiento de notificación de emergencia para las instalaciones del Arzobispado e información sobre el personal y los contactos de emergencia. También incluye el Plan de Catástrofes para la Gestión de Archivos y Registros.
Oficina de responsabilidad principal: Operaciones del Arzobispado, Archivos y Gestión de Documentos, Servicios de Prestaciones
Número de serie: CS700-15
Conservación: Obsoleto o superado + 6 años
Eliminación: Reciclar
INFORMES SOBRE TERREMOTOS
Registros que documentan los planes de preparación ante terremotos, integridad estructural y deficiencias de las escuelas e instalaciones católicas de la archidiócesis de Seattle.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS700-20
Conservación: Obsoleto o superado + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
ARCHIVOS DE MATERIALES PELIGROSOS
Registros relacionados con la identificación, investigación, reducción/remediación, eliminación, gestión y seguimiento de materiales peligrosos. Los registros incluyen: permisos/licencias, formularios, evaluaciones de riesgos, contratos/acuerdos, certificaciones, estudios, informes, notificaciones, documentación del Plan de Gestión de la Ley de Respuesta a Emergencias por Riesgo de Amianto (AHERA) e inspecciones de amianto, plomo y tanques de almacenamiento subterráneos.
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción
Número de serie: CS700-25
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
FORMACIÓN SOBRE MANIPULACIÓN DE MATERIALES PELIGROSOS
Registros relativos a la formación para la manipulación segura de materiales peligrosos (incluidos: enfermedades infecciosas transmisibles, sustancias tóxicas, amianto y agentes físicos nocivos). Los registros incluyen: planes de estudios, material didáctico, pruebas y resultados, material de referencia/manuales, listas de asistentes, evaluaciones, hojas de registro, permisos, autorizaciones, licencias y certificados (si no existe una lista maestra de certificación).
Oficina de Responsabilidad Principal: Propiedad y Construcción; Operaciones del Arzobispado
Número de serie: CS700-30
Retención: Fin de la formación + 50 años
Material de formación o presentación final: obsoleto, envíe las versiones finales a Archivos
Disposición: Destruir/Borrar
Versión final: Revisión de archivos
INFORMES DE INSPECCIÓN DE SEGURIDAD ALIMENTARIA DEL DEPARTAMENTO DE SANIDAD
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS700-35
Conservación: Conservar hasta la próxima inspección, después Destruir
Disposición: Destruir/Borrar
800 MARKETING
La función de anunciar, publicitar y atraer la atención hacia los programas, proyectos y oficinas del Arzobispado.
LOGOTIPOS: ORGANIZATIVOS Y DEPARTAMENTALES
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS800-05
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
MATERIALES DE MARKETING
Registros, independientemente de su formato, producidos por departamentos de la archidiócesis con fines de marketing o promoción. Puede incluir, entre otras cosas:
- Anuncios
- Cintas de audio y vídeo
- Folletos
- Catálogos
- CD-ROMs
- Fotografías digitales
- Correo directo
- Películas y presentaciones
- Volantes
- Manuales
- Folletos
- Impresiones fotográficas y negativos
- Pósters gráficos
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS800-10
Conservación: Permanente
Disposición: Revisión de archivos
900 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
La función de reclutar, seleccionar, evaluar y gestionar empleados, clérigos y voluntarios.
The activity of administering lay and clergy health, welfare, retirement, pension, disability, life insurance, and workers’ compensation programs. See also Risk Management/Insurance (135).
BENEFITS SERVICES NOTIFICATIONS TO STAKEHOLDERS
General communications and marketing material between the Benefits Services office and relevant units, administrators and employees.
May include: correspondence, post cards, and plan packets.
Office of Primary Responsibility: Benefits Services
Series Number: CS905-05
Retention: Obsolete or superseded
Disposition: Shred
CORRECTIONS TO BENEFITS SELECTION
Written permission/ requests from diocesan employees for Benefits staff to select or change individual plan options on their behalf when there are technical difficulties.
Office of Primary Responsibility: Benefits Services
Series Number: CS905-10
Retention: Calendar Year + 2 years
Disposition: Shred/Delete
EMPLOYEE BENEFITS ENROLLMENT RECORDS
Records related to the management and administration of benefit plans such as pension and insurance plans, and records of election by employees of the Archdiocese of Seattle for type and amount of participation in benefit plans.
May include: benefit enrollment and application forms, beneficiary designations, COBRA elections, change of address, disability benefit records, domestic partnership affidavits, enrollment educational assistance plan documents, leave of absence forms, long term disability claims, insurance policies, pension enrollment and participation, plan amendments & restated, plan documents, service provider records (selection & monitoring of service providers, general correspondence and contracts with service providers).
Excludes participation records (see CS905-30 Retirement/Pension Verification Documentation).
Office of Primary Responsibility: Benefits Services
Series Number: CS905-15
Retention: Employee participation in the benefit/plan + 8 years (End of calendar year, then arrange for microfilming)
Disposition: Shred/Delete After Microfilmed
LAY & PRIEST CLAIMS RESOLUTION FILES
Records produced through lay and clergy employee claim disputes with an insurance company.
May include: bills, death claim form, death claim application materials, explanation of benefits, phone action slips, priest excess out-of-pocket forms, priest health plan files, personnel action forms, and correspondence.
Office of Primary Responsibility: Benefits Services
Series Number: CS905-20
Retention: Settlement of claim + 6 years
Disposition: Shred/Delete
LAY PENSION CONTRIBUTION REPORTS
The report includes the following elements: name, date, hire date, latest hire date, term date, contribution calculation date, total hours paid, unit hours paid, unadjusted total gross wages, unadjusted gross wages from calculation date, and pension contribution for the year.
Office of Primary Responsibility: Benefits Services
Series Number: CS905-25
Retention: Fiscal year + 6 years
Disposition: Shred/Delete
RETIREMENT/PENSION VERIFICATION DOCUMENTATION
Information relating to individuals’ enrollment and participation in retirement/pension plans made available through the Archdiocese of Seattle. Includes:
- Priest and lay employee retirement plan contribution and distribution data
- Application for plan enrollment/participation
- Determination and notification of eligibility/entitlement or ineligibility
Office of Primary Responsibility: Benefits Services
Series Number: CS905-30
Retention: For lay employees and non-incardinated priests, separation + 60 years
For incardinated priests, retain until death
Disposition: Shred/Delete
UNEMPLOYMENT INSURANCE CLAIMS
Records relating to unemployment claims filed by individuals against the Archdiocese. Includes, but is not limited to:
- Individual claims,
- Documentation of acceptance/denial, and
- Any appeals of claims.
Office of Primary Responsibility: Human Resources
Series Number: CS905-35
Retention: Final resolution of claim (and any appeal period) + 6 years
Disposition: Shred/Delete
WORKERS’ COMPENSATION CLAIMS – COMPENSABLE
Records related to workers' compensation claims filed for on-the-job accidents, and financial records related to employees on long-term disability.
May include: accident reports, claim closure documents, claim forms, claim rejection documents, claim reopen documents, medical documentation, notices of workers compensation claim arrival, return to work notices, state workers compensation filing forms and documentation, time loss payouts, and workers’ compensation appeals.
Office of Primary Responsibility: Administration and Finance
Series Number: CS905-40
Retention: Close of claim + 75 years
Claims for eye injuries: Close of claim + 10 years
Disposition: Shred
WORKERS’ COMPENSATION CLAIMS – NON-COMPENSABLE
Records related to non-compensable workers’ compensation claims for on-the-job accidents.
May include: accident reports, claim closure documents, claim forms, claim rejection documents, claim reopen documents, medical documentation, notices of workers compensation claim arrival, return to work notices, state workers compensation
Office of Primary Responsibility: Administration and Finance
Series Number: CS905-45
Retention: Close of claim + 40 years
Disposition: Shred
WORKERS’ COMPENSATION QUARTERLY REPORTS FOR SELF – INSURED BUSINESSES
Statistical data summarizing workers’ hours and claims costs paid by the Archdiocese to Washington State Department of Labor and Industries.
May include: annual and quarterly reports, copies of check requests, cash receipts, deposit slips, and correspondence.
Office of Primary Responsibility: Administration and Finance
Series Number: CS905-50
Retention: Calendar year + 6 years
Disposition: Shred/Delete
La actividad de supervisar los servicios y programas relacionados con la formación, asignación, evaluación yy apoyo de sacerdotes, diáconos seminaristas y dirigentes laicos designados.
REGISTROS DE FORMACIÓN CONTINUA
Registros que documentan eventos anuales locales y nacionales, orientaciones y programas de formación, seminarios, conferencias, peregrinaciones y políticas diocesanas para el clero.
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS910-05
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces disponer su transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
EXPEDIENTES PERSONALES DE SACERDOTES DIOCESANOS
Los registros pueden incluir: Formularios de Acción del Personal Sacerdotal (PPAF), decretos, cartas de nombramiento, contratos, revisiones, contacto de emergencia, planes funerarios, última voluntad y testamento, certificación de capacitación en prevención de abuso sexual, verificación de antecedentes penales, testimonios de celebridades/salientes, hojas de estadísticas, correspondencia del ministerio, registros médicos, evaluaciones psicológicas, evaluaciones y registros de tutoría.
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS910-10
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
EXPEDIENTES PERSONALES DE SACERDOTES EXTERNOS
Los registros pueden incluir: cartas testimoniales, bajas, Formularios de Acción del Personal Sacerdotal (PPAF), decretos, cartas de nombramiento, contratos, revisiones, contacto de emergencia, planes funerarios, última voluntad y testamento, certificación de formación en prevención de abusos sexuales, comprobación de antecedentes penales, testimonios de celebrets/salientes, hojas de estadísticas, correspondencia ministerial, registros médicos, evaluaciones psicológicas, registros de inmigración y correspondencia extradiocesana.
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS910-15
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
REGISTROS PARROQUIALES DE TRANSICIÓN
Registros relativos al proceso emprendido por una parroquia durante la transición del clero.
Puede incluir: informes del personal de campo, guías del programa, formularios de encuesta, hojas de trabajo y documentación de seguimiento.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Ministerios Pastorales
Número de serie: CS910-20
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
DIRECTORES DE VIDA PASTORAL/COORDINADORES PASTORALES EXPEDIENTES PERSONALES
Los registros pueden incluir: Formularios de acción del personal, cartas de recomendación, decretos, cartas de nombramiento, contratos, revisiones, contacto de emergencia, certificación de capacitación en prevención de abuso sexual, verificación de antecedentes penales, hojas de estadísticas, correspondencia del ministerio, registros médicos, evaluaciones psicológicas y registros de inmigración.
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS910-25
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
SOLICITUDES DE DIÁCONOS PERMANENTES
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS910-30
Conservación: Fecha de solicitud + 5 años
Disposición: Triturar
EXPEDIENTES PERSONALES DE LOS DIÁCONOS PERMANENTES (FORMACIÓN)
Los registros pueden incluir: formulario de solicitud, autobiografía vocacional, referencias, registros sacramentales, solicitud del cónyuge (para solicitantes de diaconado casados), firma de compromiso de celibato, registros médicos, formularios de entrevista, evaluaciones, lista de verificación de solicitud, cartas de aceptación/denegación, formulario de reflexión y compromiso, certificación de capacitación en prevención de abuso sexual, resultados de pruebas psicológicas, expedientes académicos, correspondencia de colocación pastoral, correspondencia ministerial, asignaciones de cursos, decretos, nombramientos, contratos y verificación de antecedentes penales.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Ministerios Pastorales
Número de serie: CS910-35
Retención: Diáconos fallecidos: Permanente (año natural + 2 años, luego transferencia a Archivos para microfilmación)
Diáconos Ordenados: Permanente (Ordenación de la clase siguiente, luego traslado a Archivos)
Disposición: Archivos
EXPEDIENTES PERSONALES DE DIÁCONOS PERMANENTES (ORDENADOS)
Los registros pueden incluir: Formularios de Acción del Personal Sacerdotal (PPAF), decretos, cartas de nombramiento, correspondencia de colocación pastoral, contratos, revisiones, contacto de emergencia, planes funerarios, última voluntad y testamento, certificación de capacitación en prevención de abuso sexual, verificación de antecedentes penales, testimonios de celebrets/salientes, hojas de estadísticas, correspondencia ministerial, registros médicos, evaluaciones psicológicas, evaluaciones y cartas de aceptación/denegación.
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS910-40
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
JUNTA DE PERSONAL SACERDOTAL: RECOMENDACIONES PARA LA ASIGNACIÓN DE CLÉRIGOS
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS910-45
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
EXPEDIENTES PERSONALES DE LOS SEMINARISTAS
Los registros pueden incluir: formulario de solicitud, autobiografía vocacional, referencias, registros sacramentales, decretos, formularios canónicos de compromiso, cartas de médicos, formularios de entrevistas, evaluaciones, cartas de aceptación/denegación, formulario de reflexión y compromiso, certificación de formación en prevención de abusos sexuales, resultados de pruebas psicológicas, expedientes académicos, correspondencia de colocación pastoral, correspondencia del seminario y correspondencia general.
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS910-50
Retención: Seminaristas fallecidos: Permanente (año civil + 2 años, luego transferencia a los Archivos para microfilmación)
Si está ordenado: Permanente (año natural + 1 año, luego traslado a Archivos)
Disposición: Archivos
TESTIMONIOS
Registros relativos a sacerdotes, diáconos, seminaristas, religiosos y laicos de institutos religiosos u otras diócesis que deseen trabajar en la Archidiócesis (ya sea de forma puntual o continuada).
Incluye: autorizaciones de oradores y registros de inmigración
Oficina de Responsabilidad Primaria: Ministerios Pastorales, Vicario para el Clero, Comunidades Religiosas
Número de serie: CS910-55
Conservación: Conservar hasta que el religioso visitante abandone la diócesis, después organizar la valoración por parte de los Archivos.
Disposición: Revisión de archivos
La actividad de velar por el cumplimiento de parroquias y departamentos del Arzobispado departamentos de la Cancillería/programas con las leyes y reglamentos de recursos humanos.
CERTIFICADOS DE ACREDITACIÓN ACA
Los registros son certificados que otorga la Asociación Americana de Campamentos cada tres años tras la acreditación satisfactoria.
También incluye: declaración anual de conformidad.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS915-05
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
EXPEDIENTES DE TRABAJO PARA LA ACREDITACIÓN ACA
Cuadernos de trabajo o carpetas que forman parte del proceso de acreditación de la American Camping Association (ACA). Para los certificados, véase CS915-05.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS915-10
Conservación: Hasta la finalización del siguiente periodo de acreditación
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
Registros emitidos por el Programa de Cumplimiento relacionados con la auditoría de parroquias, escuelas y agencias católicas para comprobar el cumplimiento de las políticas internas, los requisitos de información y las leyes y reglamentos aplicables.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS915-15
Conservación: Año natural + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
ORDEN RELIGIOSA ENTORNO SEGURO REGISTROS DE ACREDITACIÓN
Registros que certifiquen que los miembros de órdenes religiosas dentro de la Arquidiócesis (pero sin asignación) han recibido el equivalente de cumplimiento de Ambiente Seguro por un proveedor tercero a través de su orden. Los pedidos se auditan cada cuatro años.
Puede incluir: carta oficial de acreditación dirigida al Arzobispo por el Superior de la comunidad religiosa, verificación de la formación, registro de seguimiento y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS915-20
Conservación: Fin del periodo de acreditación + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
FORMULARIOS DE EXCLUSIÓN DE LOS PADRES PARA UN ENTORNO SEGURO
Formularios completados por los padres que han optado por no participar en la capacitación sobre Ambiente Seguro que se ofrece a todos los niños que asisten a escuelas arquidiocesanas o a un programa parroquial de Formación en la Fe.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS915-25
Conservación: Permanente (hasta la finalización de la auditoría + 1 año, y después microfilmación)
Eliminación: Destruir/Borrar después de microfilmar
REGISTROS ADMINISTRATIVOS DE LA FORMACIÓN SOBRE ENTORNOS SEGUROS
Los registros son los que se utilizan para la administración del programa de formación sobre un entorno seguro, tanto en línea como en persona. Los elementos incluyen: hojas de registro/asistencia a la formación en directo, aprobación de la política, lista de cursos completados, cursos obligatorios, comprobación de antecedentes, nombres de los empleados y funciones de los empleados.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS915-30
Conservación: Permanente
Para los registros electrónicos: obsoletos o superados, disponer su transferencia a los Archivos.
Para los documentos en papel: Consérvelos hasta que finalice la auditoría y, a continuación, proceda a microfilmarlos.
Disposición: Archivos
Destruir/borrar después de microfilmar
FORMULARIOS ESTADÍSTICOS DE FORMACIÓN SOBRE ENTORNOS SEGUROS
Formularios completados por las Escuelas Arquidiocesanas o los Programas de Formación en la Fe de las Parroquias que sumen el número de niños formados. También llamados formularios "Registro de la formación".
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS915-35
Conservación: Conservar hasta la finalización de la auditoría
Disposición: Destruir/Borrar
VERIFICACIONES DE LA FORMACIÓN SOBRE ENTORNOS SEGUROS
Formularios firmados y fechados cumplimentados por las sedes (parroquias y escuelas) en los que se verifica que han cumplido todos los requisitos de la formación sobre entorno seguro para el personal.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS915-40
Conservación: Hasta la finalización de la auditoría + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE AUDITORÍA DEL CONSEJO DE OBISPOS CATÓLICOS DE LOS ESTADOS UNIDOS: BORRADORES DEPARTAMENTALES
La versión final se encuentra en la Cancillería.
Para el informe final, véase CS915-50 United States Council of Catholic Bishops Audit Records: Informe final.
Responsable principal: Recursos Humanos, Administración y Finanzas, Canciller
Número de serie: CS915-45
Retención: Borradores departamentales: Obsoletos o superados
Informe final (Cancillería): Permanente
Disposición: Destruir/Borrar
Versión final: Archivos
CONSEJO DE OBISPOS CATÓLICOS DE LOS ESTADOS UNIDOS AUDITORÍA DE REGISTROS: INFORME FINAL
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS915-50
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
CONSEJO DE OBISPOS CATÓLICOS DE LOS ESTADOS UNIDOS REGISTROS DE AUDITORÍA: ENTORNO SEGURO
Incluye: anexos, carta de conformidad e instrumento.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS915-55
Conservación: Permanente (año fiscal + 2 años, luego transferencia a Archivos)
Disposición: Archivos
La actividad de investigar y responder a la mala conducta de los empleados, las quejas y los asuntos disciplinarios.
EXPEDIENTES DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS LABORALES
Puede incluir: notas del supervisor y del empleado, documentación de la mediación y notas relacionadas con la resolución.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS920-05
Conservación: Resolución del litigio + 6 años
En caso de cese, permanente
Disposición: Destruir/Borrar
Terminado: Archivos
RECLAMACIONES ESCOLARES, GENERAL
Registros que documentan las quejas rutinarias de los padres/tutores relacionadas con la escuela. Ver CS920-15 Quejas Escolares, Personal abajo para quejas de comportamiento inapropiado.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS920-10
Conservación: Resolución del asunto + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
QUEJAS DE ESCUELAS, PERSONAL
Registros que documenten quejas significativas del personal relacionadas con la escuela por parte de padres/tutores en relación con supuestos abusos o conductas inapropiadas.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS920-15
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
REGISTROS DE EMPLEADOS ESCOLARES DESPEDIDOS
Puede incluir: historial docente y motivo del cese, registros de quejas, evaluaciones, contratos, evaluación psicológica, informes de cese de profesores y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS920-20
Retención: Cese del empleado + 6 años
Permanente, si se le despide por conducta sexual inapropiada
Disposición: Destruir/Borrar
Terminado: Archivos
La actividad de documentarng el empleo de un individuo. Incluye a los voluntarios.
COMPROBACIÓN DE ANTECEDENTES, RESULTADOS POSITIVOS EN LOS ANTECEDENTES PENALES
Incluye: solicitud de precontratación o voluntariado, formulario de autorización de comprobación de antecedentes firmado y todas las hojas de resultados.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS925-05
Conservación: Año natural + 3 años, después microfilmación
Eliminación: Destruir/Borrar después de microfilmar
ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD
Los registros son contratos firmados por el personal que garantizan que la información personal, jurídica y sanitaria no se divulgará fuera de las situaciones aprobadas por la oficina. Para más información, véase CS925-35 Expedientes de personal.
Oficina de responsabilidad principal: Servicios de Prestaciones, Recursos Humanos, Archivos y Gestión Documental, Vicario para el Clero
Número de serie: CS925-10
Conservación: Separación del empleado + 1 año, después se envía a Recursos Humanos para que se incluya en el expediente personal del empleado
Eliminación: Destruir/Borrar después de microfilmar
RESULTADOS DE LAS PRUEBAS DE DROGAS Y ALCOHOL
Oficina de Responsabilidad Primaria: Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS925-15
Conservación: Fecha de los resultados + 5 años
Disposición: Destruir/Borrar
FORMULARIOS DE ADMISIÓN AL EMPLEO
Registros que certifican la elegibilidad legal de un empleado para trabajar en Estados Unidos.
Responsable principal: Recursos Humanos, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS925-20
Retención: Separación del empleado + 1 año o 3 años después de la contratación, lo que sea más largo.
Disposición: Destruir/Borrar
EXPEDIENTES DE BAJA MÉDICA FAMILIAR*.
Los registros permiten a los empleados pedir excedencias en determinadas circunstancias sin perder su empleo ni sus prestaciones.
Puede incluir: solicitud, correspondencia con el médico, notas y cartas del médico y autorización para volver al trabajo.
*Los registros deben conservarse en un archivo separado del archivo general de personal.
Responsable principal: Recursos Humanos, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS925-25
Conservación: Conservar durante 6 años tras la finalización del permiso o la denegación de la solicitud
Disposición: Destruir/Borrar
CERTIFICADOS DE FORMACIÓN HIPAA
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Prestaciones
Número de serie: CS925-30
Conservación: Año natural + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
EXPEDIENTES DE PERSONAL
Registros de empleados arquidiocesanos, voluntarios y empleados de retiros.
Puede incluir, entre otras cosas:
- Solicitudes/currículos
- Comprobación de antecedentes penales
- Acuerdos de confidencialidad
- Certificados de formación continua
- Correspondencia/correo electrónico
- Información del directorio
- Acuerdos de política de personal
- Certificados de formación sobre la HIPAA
- Carta de notificación de despido/cesantía
- Cartas de referencia
- Remuneración/historial
- Evaluaciones de resultados
- Formularios de medidas de personal
- Registros de seguimiento de la situación del personal
- Transcripciones
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas, Recursos Humanos, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS925-35
Conservación: Permanente (Separación del empleado + 1 año, luego microfilm)
Eliminación: Destruir/Borrar después de microfilmar
FORMACIÓN SOBRE ENTORNO SEGURO PRUEBA DE REALIZACIÓN
Funciones principales: Recursos Humanos, Juventud y Jóvenes Adultos, Pastoral Social
Número de serie: CS925-40
Retención: Antes del 1 de julio de 2015: Permanente. Deberá incluirse una prueba impresa en el Expediente Personal (véase PS925-35).
Después del 1 de julio de 2015: Permanente. Registros mantenidos por Virtus.
Disposición: Archivos
CONVENIOS PARA TRABAJADORES TEMPOREROS/CONTRATADOS
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos, Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS925-45
Retención: Año en curso + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS PARROQUIALES DE DELINCUENTES SEXUALES
Registros elaborados a través del proceso que los delincuentes sexuales registrados deben llevar a cabo para obtener permiso para asistir a misa.
Puede incluir: instrucciones para las parroquias, directrices para la asistencia a misa de los delincuentes sexuales, formulario de acuerdo con el tutor, formulario de acuerdo para la asistencia a misa de los delincuentes sexuales, notificación al estado de Washington, municipio local o condado de los delincuentes sexuales registrados, información sobre la comprobación de antecedentes y correspondencia a las parroquias y escuelas.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS925-50
Conservación: Permanente
Eliminación: Destruir/Borrar después de microfilmar
Actividad consistente en clasificar, graduar y describir los puestos de trabajo.
DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS DE LOS EMPLEADOS
Responsable principal: Recursos Humanos, Vicario para el Clero, Cementerios Católicos Asociados
Número de serie: CS930-05
Conservación: Obsoleto o superado + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
PLANES DE COMPENSACIÓN PARA PARROQUIAS Y SACERDOTES
Registros que documentan la información sobre salarios y prestaciones de sacerdotes y empleados parroquiales.
Incluye: carta de facturación, hojas de trabajo de planificación de la retribución y plan de retribución.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS930-10
Conservación: Obsoleto o superado + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
TABLAS DE COMPENSACIÓN SALARIAL
Registros que certifican la compensación anual pagada por la Archidiócesis de Seattle.
Incluye: rango salarial mínimo, medio y alto para cada puesto, además del grado salarial correspondiente.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS930-15
Conservación: Obsoleto o superado + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES DEL SEGURO DE DESEMPLEO DEL ESTADO DE WASHINGTON
Requisito de presentación trimestral al Estado de Washington en relación con el seguro de desempleo.
Incluye: informe sobre el seguro de desempleo, extractos mensuales del Estado de Washington y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Principal: Recursos Humanos
Número de serie: CS930-20
Conservación: Año natural + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
The activity of screening, selecting, and employing individuals. Includes volunteers and visiting and temporary religious community members.
EMPLOYEE RECRUITMENT RECORDS*
Records related to the recruitment and selection process of employees, including job descriptions, determination of rate of pay, applications, and interview materials.
*Records of hired employees should be added to the employee’s personnel file. For Personnel Records, see CS925-35.
Office of Primary Responsibility: Catholic Schools, Human Resources, Associated Catholic Cemeteries
Series Number: CS935-05
Retention:
Not Hired: 3 years from the date of application.
Hired: Perm. Transfer to the employee's personnel file.
Disposition: Shred/Delete
1000 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
La función de gestionar la información diocesana, incluyendo formularios y publicacionesservicios de correo, administración de archivos marketing, y las públicas.
La actividad de administering la Arzobispado mediateca de la biblioteca.
CATÁLOGOS DE BIBLIOTECAS
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica
Número de serie: CS1005-05
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Suprimir
REGISTROS DE CIRCULACIÓN DE LA BIBLIOTECA
Registros de entrada y salida de materiales de la biblioteca.
Incluye la lista de miembros y estadísticas.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la fe católica
Número de serie: CS1005-10
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Suprimir
La actividad de gestionar la circulación de información impresa, incluidos los procesos de entrada y salida, internos y externos.
ENTREGA Y RECEPCIÓN DEL CORREO
Registros del correo entrante y saliente del Arzobispado.
Incluye: registros de correo certificado/registrado/asegurado y recibos de devolución, registros/informes de contadores postales, registros/recibos de entregas terrestres privadas, recibos firmados de recogida y entrega, informes mensuales de envíos masivos, firmas de cartas certificadas y declaraciones de franqueo debido.
Oficina de Responsabilidad Principal: Operaciones de Arzobispado
Número de serie: CS1010-05
Conservación: Ejercicio fiscal + 1 año
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de redacción, producción y gestión de documentos públicos documentos públicosincluyendo material impreso y electrónico, medios de radiodifusión y sitios web material de Internet.
MATERIALES PARA EL DESARROLLO DEL DIRECTORIO CATÓLICO
Solicitudes presentadas por organizaciones y servicios que solicitan figurar en el Repertorio Católico.
Puede incluir: solicitud, declaración de objetivos, verificación de la condición de organización sin ánimo de lucro, informe financiero y lista de miembros de la junta directiva.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Formación en la Fe Católica
Número de serie: CS1015-05
Retención: Publicación de la nueva edición
Disposición: Destruir/Borrar
DIRECTORIO CATÓLICO: FINAL
Oficina de Responsabilidad Principal: Comunicaciones
Número de serie: CS1015-10
Conservación: Permanente (Obsoleto o superado, entonces transferir una copia a Archivos)
Disposición: Archivos
INFORMES DEL DIRECTORIO CATÓLICO
Registros producidos mediante la recopilación de información de contacto de las oficinas del Arzobispado de Seattle, parroquias, escuelas y servicios afiliados para el Directorio Católico Oficial.
Puede incluir: hojas de trabajo, correspondencia y solicitudes de la USCCB Group Ruling (concede el estatus de organización sin ánimo de lucro a las organizaciones católicas que operan dentro de la Archidiócesis de Seattle).
Oficina de Responsabilidad Primaria: Canciller
Número de serie: CS1015-15
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
LISTAS Y DIRECTORIOS DE CONTACTOS
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS1015-20
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES NECROLÓGICOS
Registros que documentan todas las defunciones de sacerdotes y diáconos de la archidiócesis desde 1884 hasta la actualidad.
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS1015-25
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
BOLETINES, REVISTAS Y PUBLICACIONES
Los registros son boletines informativos, boletines, publicaciones periódicas, periódicos, revistas, notificaciones, etc. sobre programas, eventos, proyectos, campañas y trabajos del Arzobispado.
Puede incluir, entre otros: comentarios del editor, fotografías, correo electrónico, borradores, pruebas y anuncios.
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS1015-30
Conservación: Obsoleto o superado, entonces disponga que los Archivos evalúen la copia final publicada.
Disposición: Revisión de archivos
ANUNCIOS CATÓLICOS DEL NOROESTE
Los registros pueden incluir: imágenes y textos publicitarios digitales inalterados proporcionados por el cliente, imágenes y textos publicitarios digitales finalizados, anuncio finalizado tal y como se ve en Catholic Northwest Progress, imágenes y textos publicitarios originales inalterados (si el cliente los proporciona en papel) y discos de copia de seguridad.
Oficina de Responsabilidad Principal: Comunicaciones
Número de serie: CS1015-35
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar o eliminar
REGISTROS DE DESARROLLO CATÓLICO DEL NOROESTE
Puede incluir: Fotografías finalizadas de Catholic Northwest Progress, fotografías y textos digitales inalterados, borradores de artículos y archivos de prueba digitales finalizados.
Oficina de Responsabilidad Principal: Comunicaciones
Número de serie: CS1015-40
Conservación: Obsoleto o superado
Eliminación: Reciclar
FOTOGRAFÍAS, AUDIO Y PELÍCULAS DE LA FINAL CATÓLICA DEL NOROESTE
Fotografías originales, grabaciones de audio y películas utilizadas en la publicación de Northwest Catholic o Catholic Northwest Progress.
Incluye: versiones digitales, en papel y analógicas de discos.
Oficina de Responsabilidad Principal: Comunicaciones
Número de serie: CS1015-45
Conservación: Obsoleto o superado, entonces disponga que los Archivos lo evalúen
Disposición: Revisión de archivos
REGISTROS DE SUSCRIPCIONES CATÓLICAS DEL NOROESTE
Los formularios de suscripción cumplimentados se añadirán a la base de datos. Contiene información sobre el nombre y la dirección del abonado.
Oficina de Responsabilidad Principal: Comunicaciones
Número de serie: CS1015-50
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DEL SITIO WEB
Registros que documentan la publicación de contenidos en línea (Internet e Intranet). Para los registros del sitio web sobre seguridad medioambiental, véase CS505-50.
Los registros pueden incluir:
- Solicitudes/aprobaciones para cargar/actualizar/eliminar contenidos;
- Confirmación de carga/actualización/eliminación de contenidos;
- Registro puntual de la página web/sitio (captura de pantalla, instantánea, mapa del sitio).
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas, Comunicaciones, Conferencia Católica del Estado de Washington, Cementerios Católicos Asociados, Juventud y Jóvenes Adultos, Matrimonio y Vida Familiar, Vicario para el Clero
Número de serie: CS1015-55
Conservación: Capturar antes de que se produzcan cambios importantes en el contenido y transferir a los archivos.
Disposición: Archivos
La actividad de comunicar información oficial a la prensa y/o al público en nombre del Arzobispo/Archidiócesis.
EMISIONES - GUIONES Y GRABACIONES
Los registros son grabaciones de audio y vídeo, así como guiones de emisiones, elaborados y producidos por Comunicaciones.
Oficina de Responsabilidad Principal: Comunicaciones
Número de serie: CS1020-05
Conservación: Obsoleto o superado, entonces disponga que los Archivos lo evalúen
Disposición: Revisión de archivos
COMUNICADOS DE PRENSA
Declaraciones formales o anuncios preparados en nombre del Arzobispo de Seattle por el delegado de Comunicaciones o la Conferencia Católica del Estado de Washington.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Comunicaciones, Conferencia Católica del Estado de Washington
Número de serie: CS1020-10
Conservación: Permanente (Transferir una copia de cada comunicado a los Archivos)
Disposición: Archivos
La actividad de gestionar Arzobispado de la Cancillería a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye: controles sobre la creación, el mantenimiento uso, conservación y eliminación de los documentos de archivo actuales, así como la selección, valoración, ordenación y descripción de los documentos de archivo históricos. Véase
Salud y seguridad (700)
para Archivos y
Registros Plan de Gestión de Catástrofes.
REGISTRO DE ADHESIONES
Registros de fondos archivísticos aceptados formalmente en los Archivos. Describe la oficina de origen, el número de acceso, la disposición, la ubicación en la pila, el intervalo de fechas de los registros, la cantidad de registros, las condiciones de acceso, las cuestiones de derechos de autor y la fecha de acceso.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-05
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
ARCHIVOS PILAS REGISTROS DE ENTRADA
Registros que documentan los nombres, fechas y finalidad de las visitas de mantenimiento y servicio a los Archivos.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-10
Conservación: Obsoleto o superado + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
ARCHIVOS REGISTROS DE VISITAS
Registros que documentan a los investigadores y voluntarios que trabajan con los fondos archivísticos y el objetivo de sus investigaciones.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-15
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
REGISTROS DE CATÁLOGO
Registros que catalogan las colecciones de objetos y fotografías conservadas por los Archivos.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-20
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Suprimir
ESCRITURAS DE DONACIÓN
Registros que certifican la transferencia de materiales de archivo y derechos de autor de un particular a la Archidiócesis de Seattle.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-25
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
GUÍAS E INVENTARIOS
Documentar los fondos documentales de los Archivos archidiocesanos, inventarios y ayudas para la localización de fondos archivísticos, e inventarios de instituciones parroquiales y del Arzobispado.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-30
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Suprimir
AUTORIZACIÓN PARA PUBLICAR CONTRATOS
Registros que certifican que los investigadores están autorizados a publicar materiales de archivo si cumplen las condiciones y tasas asociadas al uso publicado.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-35
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
CERTIFICADOS DE DESTRUCCIÓN DE REGISTROS
Registros que certifican la eliminación física/eliminación de los registros que han cumplido su período de conservación.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-40
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
CALENDARIO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Registros que documentan la conservación requerida de los registros antes de su eliminación.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-45
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
REGISTRO DE ENCUESTAS
Inventarios de los registros de las oficinas del Arzobispado, parroquias y escuelas.
Incluye: detalles de la entrevista, descripción de los registros, gestión de los registros, acceso y seguridad, necesidad empresarial de los registros, conservación propuesta y cualquier comentario pertinente.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-50
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
TRANSMISIONES DE REGISTROS
Registros que certifican la transferencia y el cambio de custodia de los registros de una oficina del Arzobispado a los Archivos.
Incluye: formularios de transmisión de registros y hojas de cálculo de seguimiento.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-55
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
SOLICITUDES DE REFERENCIA
Registros que documentan las solicitudes de acceso o de ayuda a la investigación presentadas a los Archivos. Esto incluye los formularios de solicitud de registros sacramentales cumplimentados.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-60
Conservación: Resolución de la solicitud + 3 años
Disposición: Triturar
CERTIFICADOS DE DESTRUCCIÓN DE REGISTROS DE PROVEEDORES
Recibos del proveedor local de trituración que incluyan: fecha, hora, volumen de destrucción segura de:
- Borradores
- Documentos de trabajo
- Copias
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1025-65
Conservación: Año natural + 2 años
Disposición: Triturar
1100 LEGAL
La función de gestionar los asuntos jurídicos civiles de la Archidiócesisincluyendog litigios y asesoramiento jurídico. Incluye el asesoramiento interno y externo.
La actividad de tramitar las reclamaciones entrantes, investigar las pólizas de seguros releva
nt a pleitos en curso y pendientes, y mediación y seguimiento de acuerdos
.
REGISTROS DE DIVULGACIÓN PASTORAL
Declaraciones de admisión de presuntas víctimas de abusos sexuales que se han dirigido directamente a la Archidiócesis de Seattle.
Puede incluir: formulario de admisión (información de contacto, relato narrativo), registros de llamadas telefónicas, información de asesoramiento, fotocopias de facturas de tratamientos, correspondencia y cartas pastorales a las presuntas víctimas por parte del arzobispo.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Extensión Pastoral
Número de serie: CS1105-05
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
RECLAMACIÓN POR ABUSO SEXUAL (REGISTROS DE CASOS ESPECIALES)
Registros que documentan las obligaciones financieras de la Archidiócesis de Seattle en el pago de reclamaciones de presuntas víctimas de abusos sexuales.
Puede incluir: facturas y correspondencia de abogados, facturas de peritos, facturas de búsqueda de registros, facturas de proveedores, comunicados financieros, citaciones judiciales de demanda, información sobre pólizas de seguros, correspondencia de compañías de seguros, reclamación de daños y perjuicios, y una carpeta de seguros de casos resueltos y no resueltos (2003-presente).
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas
Número de serie: CS1105-10
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
La actividad de solicitar y recibir asesoramiento y dictámenes jurídicos.
ASESORAMIENTO JURÍDICO Y DICTÁMENES
Oficina de responsabilidad principal: Cualquier Oficina
Número de serie: CS1110-05
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
La actividad de prestar servicios de consulta y apoyo al asesor jurídico diocesano en relación con casos actuales y pendientes.
REGISTROS DE APOYO AL LITIGIO
Registros producidos a través de la investigación relativa al cumplimiento de las solicitudes de producción.
Incluye: denuncia, interrogatorios, solicitudes de producción/admisiones, notas de revisión, notas de reuniones de abogados, material de referencia y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Principal: Archivos y Gestión Documental
Número de serie: CS1115-05
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
EXPEDIENTES DE LITIGIOS
Registros elaborados entre el asesor jurídico y la Archidiócesis en preparación de litigios.
Puede incluir, entre otros, escritos, notas, memorandos, informes, fotografías y grabaciones de audio y vídeo.
Oficina de Responsabilidad Principal: Administración y Finanzas, Archivos y Gestión Documental, Canciller, Operaciones del Arzobispado, Recursos Humanos
Número de serie: CS1115-10
Conservación: Cierre del caso + 10 años, después evaluación por los Archivos.
Disposición: Revisión de archivos
1200 SUPERVISIÓN LITÚRGICA
La función de coordinar y supervisar liturgias celebradas por los obispos de Seattle.
CERTIFICADOS DE ATESTACIÓN
Actas que certifican la dedicación y bendición por el Arzobispo de nuevos edificios religiosos.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Liturgia
Número de serie: CS1200-05
Conservación: Permanente
Disposición: Archivos
CALENDARIO DE LITURGIAS
Los registros son los horarios de las liturgias creados por el Arzobispo y sus auxiliares y enviados a la oficina de liturgia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Liturgia
Número de serie: CS1200-10
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
EVALUACIONES Y REVISIONES LITÚRGICAS
Cargo de responsabilidad principal: Vicario para el Clero
Número de serie: CS1200-15
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
ÓRDENES DE CELEBRACIÓN (RESÚMENES LITÚRGICOS)
Los registros son las Misas producidas para el Arzobispo o los Obispos Auxiliares por la oficina de Liturgia.
Puede incluir: Órdenes de celebración, correspondencia, formularios de información y memorandos informativos (material de orientación para los obispos).
Oficina de Responsabilidad Primaria: Liturgia
Número de serie: CS1200-20
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
1300 ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
La función de administrar la evaluación académica y la acreditación de las escuelas católicas y las horas de reloj de los profesores..
La actividad de garantizar la acreditación de las escuelas por la Western Catholic Education Association y la Northwest Associade Escuelas Acreditadas.
REGISTROS DEL PROCESO DE ACREDITACIÓN DE LAS ESCUELAS CATÓLICAS
Los registros incluyen: un autoestudio de acreditación, un informe del equipo visitante, referencias, declaraciones, listas de equipos y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS1305-05
Conservación: Fin del proceso de acreditación + 12 años
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de recopilar y supervisar la evaluación académica, la matrícula y los datos presupuestarios y proporcionar esta información a la Western Catholic Education católica occidental.
ASOCIACIÓN NACIONAL CATÓLICA DE EDUCACIÓN DATOS INFORMES PRESUPUESTARIOS
Registros que documentan el presupuesto anual de las escuelas católicas, la matriculación escolar, información sobre el profesorado, datos censales y demográficos.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS1310-05
Retención: Año académico + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
DATOS DE EVALUACIÓN DE LOS ALUMNOS
Los registros son los resultados anuales de las pruebas de evaluación de los alumnos.
Puede incluir: resumen de datos y análisis escolares.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS1310-10
Retención: Año académico + 6 años
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de conceder créditos de horas de reloj a los profesores de las escuelas católicas de la Archidiócesis de Seattle.
REGISTROS DE SEGUIMIENTO DE HORAS DE RELOJ
Registros de los programas de formación continua reconocidos para el crédito de horas reloj, la cantidad de horas reloj concedidas a los profesores y el proceso de solicitud para que una formación sea reconocida para el crédito de horas reloj.
Puede incluir: solicitudes, listado de cursos aprobados, formularios de inscripción, evaluaciones, solicitud de nueva formación (quién presenta, credenciales del proveedor, finalidad de la formación).
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS1315-05
Retención: Año académico + 7 años
Disposición: Destruir/Borrar
Actividad de recopilación de datos sobre el profesorado y el personal de los centros escolares.
REGISTROS CENSALES DE LA FACULTAD
Informes estadísticos anuales relativos a los nombres de los profesores, las clases impartidas, la certificación y las credenciales de los profesores (fecha inicial y de renovación) y el desglose del alumnado.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS1320-05
Conservación: Permanente (Cierre de la escuela, luego disponer la transferencia a los Archivos)
Disposición: Archivos
REGISTROS DE EMPLEO DEL PERSONAL ESCOLAR
Registros del personal de cada escuela, incluidos: directores, profesores, auxiliares, personal administrativo y otros empleados.
Incluye: escuela de empleo, fecha de contratación, fecha de finalización y otras escuelas diocesanas de empleo.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Escuelas Católicas
Número de serie: CS1320-10
Conservación: Permanente (consérvese hasta que quede obsoleto o superado y, a continuación, transfiérase a los archivos)
Disposición: Archivos
1400 GESTIÓN TECNOLÓGICA
La función de adquirir, desarrollar, aplicar, probar, apoyar, respaldo, investigación, y supervisión Arzobispado informática, redes, imágenes, telecomunicaciones y otras tecnologías.
La actividad de supervisión y informar sobre el uso de ordenadores y el tráfico y los eventos del servidor. También se incluyen en esta actividad los registros de proyectos tecnológicos.
REGISTROS DE GESTIÓN DE PARCHES INFORMÁTICOS
Registros que documenten las actualizaciones del software de las estaciones de trabajo o de los programas de seguridad.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS1405-05
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Suprimir
REGISTROS DEL SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA
Registros producidos a través de servicios de asistencia, telefónicos y de implantación tecnológica.
Puede incluir: cada entrada de evento, estado del evento, oficina solicitante, cliente solicitante, fecha de recepción, prioridad y personal asignado al evento.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS1405-10
Conservación: Resolución de la solicitud + 1 año
Disposición: Suprimir
REGISTROS DE TRÁFICO DE INTERNET
Registros que documentan un listado exhaustivo de toda la actividad de tráfico de Internet y cortafuegos, el tiempo empleado, los sitios web visitados y el uso de ancho de banda por parte de los empleados del Arzobispado y el software del servidor. Incluye: registros de cortafuegos.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS1405-15
Conservación: Año natural + 1 año
Disposición: Suprimir
SERVIDORES DE RED REGISTROS DE EVENTOS
Registros que documentan errores y excepciones a la funcionalidad rutinaria del servidor de red.
Incluye: registros de aplicaciones, registros del sistema operativo, registros de seguridad, registros de actualización y registros de replicación de archivos.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS1405-20
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Suprimir
REGISTROS DE COPIAS DE SEGURIDAD DEL SISTEMA
Registros que documentan qué archivos tienen copia de seguridad o no para cada servidor de archivos operado por el Arzobispado.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS1405-25
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Suprimir
REGISTROS DE IMPLANTACIÓN TECNOLÓGICA
Registros producidos a través de los servicios de implantación tecnológica.
Puede incluir: cada entrada de evento, estado del evento, oficina solicitante, cliente solicitante, fecha de recepción, prioridad y personal asignado al evento.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS1405-30
Conservación: Hasta que la aplicación o versión ya no sea necesaria para las actividades del organismo y todos los registros de la aplicación se hayan migrado o eliminado.
Disposición: Suprimir
REGISTROS DE PROYECTOS TECNOLÓGICOS
Registros de los principales proyectos tecnológicos del Arzobispado, como la implantación de sistemas.
Puede incluir, entre otros: planes de trabajo, informes de situación, material y notas de reuniones, planes de proyectos, registros financieros y correspondencia relacionada.
Para las solicitudes de propuestas de proveedores, véase
CS115-25 Solicitudes de propuestas de proveedores (seleccionadas)
y CS115-30 Solicitudes de Propuestas de Proveedores (Fallidas ). Para contratos y acuerdos de servicio y mantenimiento, véase
CS115-15 Contratos, Acuerdos de Servicio y Mantenimiento y Garantías.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS1405-35
Conservación: Finalización del proyecto y, a continuación, evaluación por parte de los Archivos.
Disposición: Revisión de archivos
INFORMES DE USO DEL SITIO WEB
Registros que documentan el uso mensual de Internet por parte de los empleados del Arzobispado.
Incluye: perfil de uso de la oficina, desglose del uso, categorías de clasificación de sitios, usuarios principales, usuarios ofensivos, sitios más visitados y uso general.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS1405-40
Conservación: Año natural + 1 año
Disposición: Suprimir
La actividad de investigar Información de recursos de los Servicios Tecnológicos, incluyendo: ordenadores, aplicaciones y sistemas para investigaciones jurídicas o penales. judiciales o penales.
INVESTIGACIÓN INFORMÁTICA FORENSE REGISTROS*
Puede incluir: lista de comprobación del examen forense del PC, bolsa de seguridad de pruebas, bolsa de discos duros estática, formulario de inventario de materiales de gestión de casos, procedimiento de respuesta de "uso inapropiado" del Arzobispado de la CCAS, formulario de cadena de custodia de pruebas, correspondencia con la empresa consultora de seguridad y/o las fuerzas de seguridad, informe formal de la empresa consultora de seguridad e informe formal del Director de Informática.
*Incluye tanto Arzobispado como parroquias.
Oficina de Responsabilidad Principal: Servicios de Tecnología de la Información
Número de serie: CS1410-05
Conservación: Cierre del caso, transferencia a la Cancillería durante 10 años
Disposición: Suprimir
1500 PASTORAL JUVENIL Y DE JÓVENES ADULTOS
La función de proporcionar programas y recursos para jóvenes y jóvenes adultos.
La actividad de administrar programas deportivos extraescolares para jóvenes.
QUEJAS POR INCIDENTES EN EVENTOS DEPORTIVOS
Registros que documentan las quejas contra un árbitro, jugador o entrenador, normalmente durante un partido o evento.
Puede incluir: informes de incidentes, correspondencia, notas de llamadas telefónicas y una carta de determinación final.
Excluye los registros relacionados con reclamaciones y litigios, véase
Jurídicos (1100)
. Para incidentes no deportivos, véase
CS135-05 Accidentes/Incidentes - No se ha presentado ninguna reclamación.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS1505-05
Conservación: Resolución de la reclamación + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
Conservación: Si el incidente implica abuso o mala conducta, reténgalo permanentemente.
Disposición: Archivos
HORARIOS DE EVENTOS DEPORTIVOS
Registros que documentan los eventos programados para los deportes de equipo juveniles.
Incluye: calendarios de eventos deportivos y formularios de solicitud de campos.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS1505-10
Retención: Año académico + 6 años
Eliminación: Reciclar
LISTAS DE EQUIPOS DEPORTIVOS
Los registros son asignaciones de equipo para deportes de equipo juveniles. Incluye las listas de los equipos (nombres e información de contacto).
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS1505-15
Retención: Año académico + 12 años
Disposición: Destruir/Borrar
ALQUILER DE INSTALACIONES PARA CAMPAMENTOS
Registros relacionados con el alquiler de campings fuera de temporada, incluidos: calendario de precios, facturas, formulario de salida del centro de retiros, cuestionario, reglamento de cocina y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS1510-05
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
La actividad de administrar campamentos y expediciones para la juventud católica. Para consultar los certificados de acreditación de la ACA y las declaraciones de conformidad, véase
Conformidad
(915)
.
ALQUILER DE INSTALACIONES PARA CAMPAMENTOS
Registros relacionados con el alquiler de campings fuera de temporada, incluidos: calendario de precios, facturas, formulario de salida del centro de retiros, cuestionario, reglamento de cocina y correspondencia.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS1510-05
Conservación: Obsoleto o superado
Disposición: Destruir/Borrar
INFORMES DE INCIDENTES EN CAMPAMENTOS Y EVENTOS (NO SE PRESENTA NINGUNA RECLAMACIÓN)
Los registros son informes de incidentes archivados por el personal de los campamentos en relación con accidentes, comportamiento, enfermedad y/o lesiones. También puede incluir: correspondencia.
Para accidentes/incidentes en los que se presenta una reclamación, véase
CS135-10 Reclamaciones por daños y perjuicios.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS1510-10
Conservación: Si es menor de 18 años: 3 años después de que la persona cumpla 18 años
Si es mayor de 18 años: 3 años después del incidente
Disposición: Destruir/Borrar
Conservación: Si el incidente implica abuso o mala conducta, reténgalo permanentemente.
Disposición: Archivos
INSCRIPCIONES A CAMPAMENTOS, RETIROS Y EVENTOS*.
Los registros pueden incluir: formulario de inscripción cumplimentado, calendario de eventos y fechas, información del campista, padre/tutor principal, padre/tutor secundario, contacto de emergencia, solicitud de ayuda financiera para el campamento, información básica sobre salud, opciones de campamento, opciones de transporte, información de pago, firma de autorización y divulgación, inscripción al campamento por año, nivel de grado, datos demográficos y correspondencia. Véase también
CS115-10 Comunicados de prensa/fotos infantiles
.
*Incluye: Rally de Secundaria y Convención de Secundaria
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS1510-15
Conservación: Para los formularios en papel, conservar hasta que el menor cumpla 18 años + 3 años
En el caso de copias secundarias de bases de datos, consérvelas hasta que estén obsoletas o sustituidas.
Disposición: Destruir/Borrar
REGISTROS DE GESTIÓN FORESTAL
Registros que documentan la gestión de los árboles y bosques de las tres instalaciones del campamento de OYYAE.
Puede incluir: informes, análisis de costes y correspondencia con consultores.
Para las solicitudes de propuestas de proveedores, véase
CS115-25 Solicitudes de propuestas de proveedores (con éxito)
y
CS115-30 Solicitudes de propuestas de proveedores (fallidas)
. Para contratos, acuerdos de servicio y mantenimiento, véase
CS115-15 Contratos, acuerdos de servicio y mantenimiento y garantías.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS1510-20
Conservación: Para registros relacionados con la contratación de proveedores: Finalización del contrato + 6 años
Informes generados por contratistas: Año natural + 3 años
Disposición: Destruir/Borrar
SOLICITUDES DE EMBLEMAS SCOUTS
Registros que documentan la concesión de medallas emblema a los Boy y Girl Scouts elegibles, incluyendo: formularios de solicitud, cuadernos de trabajo, juramentos de certificación, recursos informativos y hojas de cálculo que documentan las concesiones.
Oficina de Responsabilidad Primaria: Juventud y Jóvenes Adultos
Número de serie: CS1515-05
Retención: Finalización del programa + 2 años
Disposición: Destruir/Borrar
Se ha llevado a cabo una investigación exhaustiva antes deArzobispado con el fin de garantizar el cumplimiento de la normativa gubernamental y las mejores prácticas empresariales. gubernamentales y las mejores prácticas. La CCAS ha utilizado las siguientes normasttes y/o actas como recursos en la creación de esta política de retención, aunque
las disposiciones deno se aplican.
- 29 C.F.R. § 1607.4 (RET); 29 C.F.R. § 1602.13 (NS) - Registros sobre la identidad racial o étnica de los empleados. Los empresarios pueden adquirir la información necesarios para cumplimentar los puntos 5 y 6 del Informe EEO-1, ya sea mediante encuestasnálisis visuales de la mano de obra o, a su elección, mediante el mantenimiento de un registro de puestos de trabajo.-
los registros de empleo en cuanto a la identidad de los empleados cuando así lo permita la legislación estatal. En este último caso, sin embargo, el La Comisión recomienda el mantenimiento de un registro permanenterd en cuanto a la identidad racial o étnica de una persona con el único fin de cumplimentar el formulario de denuncia
cuando el empresario conserve dichos registros separados de la ficha básica de personal del trabajador o de otros registros a disposición de los responsables de decisiones en materia de personal, por ejemplo, como parte de un sistema automático de tratamiento de datos en el departamento de nóminas.
- 29 C.F.R. § 1620,32 (2 años) - Empleador sujeto a la Ley de Igualdad Salarial debe mantener registros del pago de salarios, tarifas salariales, evaluaciones de puestos de trabajo, descripciones de puestos de trabajo, me descripciones, merit systems, seniority systems, and description of practices or matter explaining basis for wage differential between employees de
sexo opuesto.
- 29 C.F.R. § 1904.33 y § 1904.44
- ADEA 29 C.F.R. § 1627.3(b)(1) (CR+01) - Solicitudes de empleo, ascensosciones, exámenes, traslados; Título VII de la Ley de Derechos Civiles §790(c); 29 C.F.R. § 1602.14.
- Ley de Derechos Civiles de 1964 (Título VII) 29 C.F.R. § 1602,7 (NS) - Copia de la OEE más reciente-1 informe presentado para cada unidad declarante debe conservarse en cada dicha unidad; 29 C.F.R. § 1607.4 (RET); 29 C.F.R. § 1602,13 (NS) - Registros sobre la identidad racial o étnica de los empleados. Los empresarios pueden adquirir el información necesaria para completar los puntos 5 y 6 del Informe EEO-1, ya sea mediante encuestas visuales a los trabajadores o, a su elección, mediante el mantenimiento de-los registros de empleo en cuanto a la identidad de los empleados cuando así lo permita la legislación estatal. En este último caso, sin embargo, the La Comisión recomienda el mantenimiento de un registro permanente sobre la identidad racial o étnica de una persona a efectos de completar el formulario de informe sólo cuando el empresario conserve dichos registros separados del formulario básico de personal del trabajador o otros registros a disposición de los responsable de las decisiones de personal, por ejemplo, como parte de un sistema automático de procesamiento de datos en el departamento de nóminas.
- FMLA 29 C.F.R. § 825.500(b) (CR + 3) - Documentos en los que se describan las prestaciones de los empleados o las políticas/prácticas de la empresa en relación con los permisos retribuidos/no retribuidos.cticas de la empresa en materia de permisos retribuidos/no retribuidos.
- Ley de Inmigración y Nacionalidad 8 U.S.C.A. § 1342a; 8 C.F.R. § 274a.2(b)(2)(A), (B), (c)2 (3 años después de la fecha de contratación o un año después del cese; lo que ocurra más tarde).
- RCW 4.16.080 (2) La prescripción de la acción para EEO discriminación EEO es de 3 años.
La ADA, la Ley de Rehabilitación, el Título VII de la Ley de Derechos Civilesy la ADEA obligan a las empresas a mantener archivados todos los currículos y solicitudes de empleo durante un año.
Dado que la ADEA estipula además un dos-años de conservación para el papeleo de las personas mayores de 40 años (algo que puede ser difícil de determinar ys, por supuesto, ilegal preguntar), conservar todos los resumarios y solicitudes 2 años.
Versión 1.0 | 03/01/2012 | Implementado Calendario de conservación de documentos
Versión 1.1 | 03/05/2014 | Auditoría anual
Versión 1.2 | 13/03/2015 | Auditoría anual
Versión 1.3 | 2016 | Auditoría anual (a lo largo del año)
Versión 1.4 | 2017 | Auditoría anual (a lo largo del año)
Versión 1.5 | 23/01/2018 | Auditoría anual
Version 1.6 | 09/12/2019 | Annual Audit
Version 1.7 | 04/07/2021 | Annual Audit
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El calendario se revisa a lo largo del año, por lo que le rogamos que se asegure de utilizar la versión más actualizada.
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Por favor contáctenos aarchives@seattlearch.org
o llame al (206) 382-4352